Die Zukunft der Telefonie
Diese Seite befindet sich derzeit noch im Aufbau. Sie können davon ausgehen, dass Sie hier alle wichtigen Infos rund um die neue Art der Telefonie finden, ehe Sie daran teilnehmen werden.
Die Gründe für den Wechsel in der Hochschul-Telefonie erfahren Sie in dem kurzen Video, das wir Ihnen hier bereit gestellt haben.
Das Wichtigste in Kürze: Zukünftig beginnen Telefonate nicht mehr mit dem Griff zum Telefonhörer, sondern mit dem Griff zum Headset. Auch wenn es noch vereinzelt Tischtelefone geben kann, soll zukünftig der Großteil der Telefonate über das Kommunikationstool Webex geführt werden. Das betrifft sowohl die hochschulinterne Kommunikation, als auch Gespräche mit Externen.
Voraussetzungen für die Nutzung
Je nach Status können Sie den Telefondienst vollständig oder nur eingeschränkt nutzen:
- Studierende: Studierende können nur andere Webex-Nutzende der TH OWL anrufen. Sie können also untereinander Webex-Gespräche führen (telefonieren) oder mit Hochschulmitarbeitenden (beispielsweise Lehrende). Gespräche mit externen Telefonnumern sind nicht möglich.
- Mitarbeitende: Die vollständige Telefoniefunktionalität, also das Telefonieren über eine Telefonnummer (Dienstadresse), steht nur Mitarbeitenden der Hochschule mit einer dienstlichen Telefonnummer zur Verfügung. Nur diese Personengruppe kann mit Webex externe Telefonnummern anrufen oder von diesen angerufen werden.
- Lehrbeauftrage, Wissenschaftliche Hilfskräfte: Dieser Personenkreis hat zunächst die gleichen Rechte wie Studierende. Sollte die externe Telfonfunktion benötigt werden, kann diese nachträglich eingerichtet werden. Nehmen Sie in einem solchen Fall Kontakt mit uns auf.
- Gut zu wissen: Wenn Sie als Mitarbeitende die Webex-Telefonie auf einem privaten Handy nutzen möchten, muss Ihnen zuvor ein entsprechendes Profil eingerichtet werden. Bitte teilen Sie uns per E-Mail mit, mit welchem Betriebssystem Ihr Gerät arbeitet (iOS oder Android)
Nur mit der entsprechenden Hardware kann die Webex-Telefonie genutzt werden. Je nach Anspruch an die Telefonie-Qualität gibt es hier für die Nutzung auf einem Rechner eine breite Spanne an möglicher Ausrüstung:
- Minimal: Laptop mit eingebauter Webcam, Lautsprecher und Mikro
- Besser: Laptop oder Desktoprechner mit kabelgebundenen Headset und eingebauter Webcam
- Ideal: Laptop oder Desktoprechner mit Bluetooth Headset und externer HD-Webcam
Gut zu wissen: Für Mitarbeitende der Verwaltung der TH OWL stellt das S(kim) enstprechende Geräte bereit. Für eine bessere Unterstützung und eine maximale Kompatibilität können sich die Fachbereiche gerne an dieser Ausstattung orientieren. Mehr Infos dazu gibt es in folgender Dokumentation:
- Hardware-Software-Rahmenverträge
(Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort, dann zum Punkt “Hardware” navigieren).
Grundlagen
Allgemein
Mit Webex können hochschulinterne Rufnummern und externe Rufnummern angewählt werden.
Ausländiche Nummern?
Gut zu wissen: Die Auswahl der richtigen Audio- und Videogeräte ist nicht nur für die Telefonie relevant. Infos dazu haben wir Ihnen hier zusammengestellt:
Agentenstatus & Verfügbarkeit
Allegmein Sichtbarkeit: Was passiert bei Laptop im Ruhemodus? Was passiert bei heruntergefahrenem Laptop (an keinem Gerät angemeldet)?
Status setzen: „Verfügbar“, „Nicht verfügbar“, „Pausiert“ etc.
Anmeldung/Austragung per Klick in der App
Sichtbar für alle Gruppenmitglieder
Planung: Vertretung / Mittagspause / Abwesenheit beachten
Gut zu wissen: Die Themen “Verfügbarkeit” und “Status” sind nicht nur für die Telefonie relevant. Detailierte Infos haben wir deswegen hier zusammengestellt:
Anrufsteuerung
Anruf halten, weiterleiten, übergebn, parken, Anrufer dazuholen – direkt in der Webex App
Funktionale Rufnummern & Gruppen
Unterscheidung:
- Funktionale Rufnummern
- Sammelanschlussgruppe
Bei der Einrichtung unterstützt das S(kim)
Sprachmailbox (Anrufbeantworter)
- Allgemein
- Grundeinstellungen (Anwendung)
- Erweiterte Einstellungen (Webex-Site)
- Nachrichten Abhören (Anwendung)
Allgemein
Alle Nutzenden an der TH OWL können eine Sprachmailbox mit der Funktion eines Anrufbeantworters benutzen. Die Konfiguration dieser Sprachmailbox können Sie sowohl in der Webex-Anwendung als auch auf der Webex-Site der TH OWL vornehmen (https://th-owl.webex.com). In dieser Anleitung beschränken wir uns auf die Möglichkeiten in der Webex-Anwendung.
Lesen Sie in den beiden horizontalen Reitern wie Sie die Sprachmailbox in Betrieb nehmen sowie konfigurieren können und wie Sie anschließend Nachrichten abhören können.
Gut zu wissen: Leider bietet der Anbieter Cisco Webexkeine konsistente Bezeichnung, bzw. Übersetzung. An einigen Stellen ist in der Anwendung von der “Sprachmailbox” die Rede, an anderer Stelle von “Voicemail”. Beide meinen das gleiche.
Applikationen
Für mobile Endgeräte (Smartphone/Tablet) gibt es die Cisco Webex-App und damit auch die Möglichkeit der Telefonie. So kann das mobile Endgerät als zusätzliches Telefongerät für die dienstliche Telefonnummern verwendet werden. Wie Sie diese Apps beziehen können, ist im Bereich Beschaffung - Mobile Apps für Smartphone und Tablet beschrieben.
- Gut zu wissen: Vor der Umstellung war die Zuweisung eines Profils nötig, um externe Nummern auch vom mobilen Endgerät aus anrufen zu können. Dies ist nun nicht mehr nötig.
Allgemeiner Hinweis: Natürlich ist herkömmliche Telefonie möglich.
Erlärung: Verpasste Anrufe werden nur von der jeweiligen App per blauem Punkt angezeigt (siehe What's App), tauchen aber dennoch als verpasse Anrufe markiert in der Anruferliste des Telefons auf.
Trouble-Shooting
Sollte Ihnen der Telefondienst in Webex mal nicht zur Verfügung stehen, könnten folgende Schritte dies beheben:
- Erneutes Einloggen:Für das erneute Anmelden klicken Sie bitte auf Ihr Profilbild und anschließend wählen Sie Einstellungen. In dem sich geöffneten Fenster klicken Sie nun auf Telefondienst und geben Ihre Durchwahl und Ihre IDM-Passwort (123-ac) ein.
- VPN deaktivieren: In seltenen Fällen stört eine aktivierte Hochschuleinwahl per VPN den Telefondienst in Webex. Ein kurzzeitiges Trennen der Verbindung kann hier Abhilfe schaffen.
- Klären: Mehrere Desktop-Geräte möglich?
Kontakt
E-Mail: support@th-owl.de
Telefon: +49 5261 702 2222