Mitarbeiter
Zwei Wochen vor Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses werden die Daten über die Schnittstelle an das IDM-System übermittelt. Dieses legt daraufhin den neuen Benutzer an. Es wird ein Benutzername vergeben, ein Initialpasswort festgelegt sowie die Zuordnung zur einer Organisationseinheit, sprich Fachbereich oder zentrale Einrichtung, getroffen. Abhängig von der Organisationseinheit erfolgt die Weiterleitung der Daten an die angeschlossenen Systeme, d.h. auch die Systeme der Fachbereiche erhalten schon die Daten der neuen Mitarbeiter. Natürlich ist dann auch bereits das E-Mail-Postfach funktionsfähig, der Eintrag im Exchange-Adressbuch vorhanden und die Person im Campus Management und in der Lernplattform ILIAS angelegt.
Nach der Anlage der Daten wird ein Anschreiben mit den Zugangsdaten ausgedruckt und an den neuen Mitarbeitenden adressiert. Die Zustellung erfolgt über die Hauspost an das jeweilige Dekanat, bzw. an die Organisationseinheit.
Neue Mitarbeitende sollten sich bei Arbeitsbeginn einmal im IDM anmelden und das Initialkennwort auf ein Wunschkennwort ändern.
Mitarbeitende, deren Arbeitsverhältnisse auslaufen, erhalten eine Woche vor Ablauf eine E-Mail mit dem Hinweis auf das Ablaufdatum. Sie werden daran erinnert, Daten ggfs. an Nachfolge oder Vertretende zu übergeben. Sollten Vertragsverlängerungen noch nicht im System eingepflegt sein, wenden Sie sich bitte an das Dezernat III. Eine rechtzeitig eingehende Verlängerung setzt natürlich den Ablauf des Kontos außer Kraft.
Mit einer Karenzzeit von zwei Tagen nach Ablauf des Arbeitsvertrages wird das Benutzerkonto - und damit auch die Zugänge für alle mit dem Konto verbundenen Systeme - deaktiviert. Wie bisher üblich erfolgt die Löschung der Daten zwei Jahre nach der Deaktivierung.
Innerhalb von zwei Jahren nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses wird bei Wiederbeschäftigung der noch vorhandene, "alte" Benutzerzugang wieder aktiviert. Alle alten Daten stehen damit wieder zur Verfügung.
Für Professoren und Professorinnen, die in den Ruhestand gehen, bleibt der Benutzerzugang weiterhin bestehen. Um ungenutzte Konten ausfindig machen zu können, schreibt das S(kim) die Benutzer in regelmäßigen Abständen (in der Regel alle zwei Jahre) an und bittet um eine Bestätigung, ob der Benutzerzugang weiterhin benötigt wird.
Hilfskräfte werden in den IT-Systemen mit Mitarbeiterrechten ausgestattet und bekommen daher unabhängig von ihren studentischen Zugangsdaten einen zusätzlichen Zugang. Damit verbunden ist ein eigenes E-Mail-Postfach, ein eigener Benutzer auf der Lernplattform ILIAS, ein eigener Campus Management Mitarbeiter Zugang und weitere Zugänge.
Das Benutzerkonto wird, wie bei Mitarbeitenden auch, nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses deaktiviert. Innerhalb von zwei Jahren kann ein bestehender Benutzerzugang durch einen neuen Arbeitsvertrag wieder reaktiviert werden.
Lehrbeauftragte erhalten ebenfalls einen eigenständigen Benutzerzugang. Innerhalb von zwei Jahren nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses wird bei Wiederbeschäftigung der noch vorhandene, "alte" Benutzerzugang reaktiviert. Die Einrichtung erfolgt analog zur Einrichtung von Mitarbeiterzugängen. Unterschiede gibt es bei der Deaktivierung der Konten. Da Lehrbeauftragte nach formeller Beendigung des Lehrauftrages häufig noch für die Hochschule tätig sind (z.B. Prüfungen) und der Lehrauftrag häufig nur in jedem 2. Semester erteilt wird, erfolgt die Deaktivierung erst 8 Monate nach der Beendigung des Lehrauftrages. Ein zwischenzeitlich neu erteilter Auftrag lässt diese Wartezeit erneut beginnen.
Ändert sich der Name des Mitarbeiters z.B. durch eine Heirat, muss er dies bei der Personalverwaltung anzeigen. Die geänderten Daten werden automatisch an das IDM-System übermittelt. Auf Wunsch wird für einen gewissen Zeitraum ein zusätzliches E-Mail Alias mit dem alten Namen angelegt.