Erste Schritte mit Webex

Allgemein

Um die Software Cisco Webex nutzen zu können, sind mehrere Schritte notwendig: Aktivierung, Beschaffung, Installation und Ersteinrichtung der Software. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen die Grundlagen, ohne die Sie die Software nicht nutzen können.

Im unten folgen Abschnitt "Nützliche Features" zeigen wir Ihnen Einrichtungsschritte auf, die Webex um praktische Funktionen im Kontext einer reibunslosen Kommunikation und Zusammenarbeit erweitert.

Aktivierung

Um die Software nutzen zu können, ist eine einmalige Aktiveriung im Benutzerportal (IDM) nötig. Ohne diese Aktivierung ist eine Anmeldung an der Software nicht möglich. Gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das benutzerportal (IDM): https://idm.th-owl.de
2. Melden Sie sich mit Ihrem Nutzerzugang der Hochschule an
   Außerdem wird die Zwei Faktor Authentifizierung zur Anmeldung benötigt
3. Wählen Sie den Menüeintrag "Anwendung"
4. Klicken Sie auf das Feld "Webex-Aktivierung"
5. Es öffnet sich ein neues Fenster oder Tabulator
6. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Webbrowser das zulässt
7. Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung für diesen Dienst
8. Setzen Sie den Haken, wenn Sie mit der Weitergabe Ihrer Daten einverstanden sind
9. Klicken Sie für die Aktivierung auf den Button "Senden"
10. Ein finales PopUp-Fenster bestätigt die Aktivierung
11. Zusätzlich erhalten Sie eine E-Mail über die Aktivierung

Gut zu wissen: Um die Software zu deaktivieren nehmen Sie die Schritte 1 bis 6 erneut vor, entfernen Sie den gesetzten Haken und klicken Sie anschließend auf "Senden".

Beschaffung

Die vom S(kim) administrierten Arbeitsplätze (Computer) haben die Software Cisco Webex bereits installiert. Ein Download und eine Installation ist also nicht notwendig.

Arbeitsgeräte von Studierenden und Mitarbeitenden, die nicht durch das S(kim) administriert werden, können die Software auf der Webseite von Cisco Webex für die gängigen Betriebssysteme MS Windows und Apple macOS herunterladen. Bitte melden Sie sich auf dieser Webseite nicht mit Ihrer E-Mail-Adresse der Hochschule an, sondern klicken Sie dort lediglich auf den Verweis "Herunterladen" um den Download der Software auf Ihr Arbeitsgerät zu starten.

Mit einem Klick auf den folgenden Verweis gelangen Sie zu der Cisco Webex Webseite in einem neuen Webbrowser-Fenster/-Tabulator:

Download-Seite der Software Cisco Webex

Ersteinrichtung

Studierende und Mitarbeitende der Hochschule gehen bei dieser Ersteinrichtung wie folgt vor:

• Starten Sie nach der Installation die Software
• Sie finden die Software im Windows Startmenü unter "W" im Ordner "Webex"
• Akzeptieren Sie die Webex-Endbenutzerlizenzvereinbarung
• Geben Sie Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse an
• Diese lautet für Mitarbeitende vorname.nachname@th-owl.de
• Diese lautet für Studierende vorname.nachname@stud.th-owl.de
• Geben Sie jetzt Ihren Nutzerzugang (Username & Passwort) ein

Nach dieser Ersteinrichtung lesen Sie im nächsten Abschnitt, wie Sie weitere Webex-Features aktivieren können. Einige davon, wie besipielsweise die Telefonie, steht allerdings nur Mitarbeitenden zur Verfügung.

Allgemein

Webex können Sie mithilfe verschiedener Hardware-Komponenten für verschiedene Einsatzszenarien konfigurieren. Beispielsweise für den mobilen Einsatz nur mit dem Laptop oder für den Einsatz in ihrem Home-Office-Umfeld mit zusätzlicher Kamera und einem Headset. In den horizontalen Abschnitten erklären wir die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten.

Die Audio- und Videoeinstellungen können Sie sowohl vorab, als auch während eines laufenden Gesprächs/Videokonferenz ändern:

• Vorab - Mit einem Klick auf Ihr Symbolbild, bzw. Ihre Initialen öffnet sich ein Menü. Klicken Sie hier auf “Einstellungen” und Sie bekommen eine lange Liste an Einstellungsmöglichkeiten angezeigt. Unter anderem die Audio- und Videoeinstellungen.
• Während eines Gespräches/einer Videokonferenz: - In dem Meeting- oder Gesprächsfenster haben Sie unten diverse Einstellungsmöglichkeiten. Mit dem Button “Stummschalten/aufheben” können Sie über das Dreieck ein Kontextmenü öffnen, indem Sie Mikrofon und Lautsprecher festlegen können. Mit dem Button “Video beenden/starten” können Sie mithilfe des kleinen Dreiecks ein Kontextmenü zu den Themen Kamera und Hintergerundbild öffnen.

Mikrofon und Lautsprecher

Mit einem Klick auf die Audioeinstellungen können Sie folgende Paramter festlegen:

Klingeltöne und Warnung: Welches Audiogerät soll die Klingel- und Hinweistöne (beispielsweise bei eingehender Nachricht) wiedergeben? Hier haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Alle Geräte: Die Hinweis- bzw. Klingeltöne werden auf allen angeschlossenen Geräte wiedergegen. Das Klingeln eines Anrufes hören Sie beispielsweise aus den Lautsprechern Ihres Monitors und auf Ihrem Headset.
• Systemeinstellungen folgen: Sie benutzen die Audiogeräte, die auch die anderen Anwendungen auf Ihrem Endgerät nutzen. Diese werden in der Regel über die Systemsteuerung des Gerätes festgelegt.
• Individuelle Geräte: Verschiedene Audiogeräte, die mit dem Endgerät verbunden sind, können hier ausgesucht werden. Sie können diese oftmals am Herstellernamen unterscheiden. In der Hochschule kommen beispielsweise häufig die Geräte von Cisco, Jabra oder Plantronics zum Einsatz.

Lautsprecher und Mikrofon: Hier legen Sie fest, mit welchem Gerät Sie an Webkonferenzen bzw. Telefonaten teilnehmen möchten.

• Systemeinstellungen folgen: Sie benutzen die Audiogeräte, die auch die anderen Anwendungen auf Ihrem Endgerät nutzen. Diese werden in der Regel über die Systemsteuerung des Gerätes festgelegt.
• Individuelle Geräte: Verschiedene Audiogeräte, die mit dem Endgerät verbunden sind, können hier ausgesucht werden. Sie können diese oftmals am Herstellernamen unterscheiden. In der Hochschule kommen beispielsweise häufig die Geräte von Cisco, Jabra oder Plantronics zum Einsatz.

Sowohl für die Klingeltöne, den Lautsprecher als auch für das Mikrofon können Sie den Pegel individuell festlegen und über den Test-Button die Funktion ausprobieren.

Kamera

Mit einem Klick auf den Eintrag “Video” in den Einstellungen, wird Ihnen zunächst ein Vorschaubild angezeigt, dass die ausgewählte Kamera liefert. Folgende Änderungen können Sie vornehmen:

• Kamera: Hier wählen Sie aus, welche Kamera das Bild liefern soll. Bei einem Laptop beispielsweise die integrierte Webcam oder eine externe Kamera. Leider erkennt Webex nicht automatisch, wenn ein Laptop zugeklappt ist. So ist die integrierte Webcam in einem solchen Fall weiterhin auswähbar, liefert allerdings nur ein schwarzes Bild.
• Eigene Videoansicht spiegeln: Hier können Sie einstellen, wie Sie Ihr eigenes Bild sehen. Wir sind es gewohnt, unsere eigenes Bild spiegelverkehrt zu sehen, deswegen ist die Aktivierung dieses Features empfehlenswert. Beachten Sie bitte, dass nicht nur Ihr eigenes Bild gespiegelt wird, sondern auch ein eventueller Hintergrund. Schriftzüge werden Ihnen dann auch spiegelverkehrt dargestellt, den anderen Teilnehmenden allerdings nicht.
• Weitere Einstellungen: Alle weiteren Einstellungen dienen der Verbesserung des Bildes, benötigen allerdings Ressourcen (Hardware-Beschleunigung benötigt Rechnerleistung, Kameraauflösung benötigt Bandbreite und Rechnerleistung, usw.). Sollten Sie häufiger Bild-Probleme haben, sollten Sie die weiteren Einstellungen deaktiviern bzw. Kameraauflösung heruntersetzen.

Hintergrundbild

Wenn Sie in den Einstellungen auf den Eintrag “Video” klicken öffnet sich darunter das Kontextmenü “Hintergrund”. Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• Keine: Das Bild zeigt Sie in Ihrer tatsächlichen Umgebung. In Ihrem Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
• Verschwommen: Das Bild zeigt Sie in Ihrer tatsächlichen Umgebung, allerdings sind nur Sie scharf zu erkennen. Alle anderen Bildinhalte werden sehr verschwommen dargestellt.
• Hinzufügen: Mit einem Klick auf Plus-Symbol können Sie ein Hintrgrundbild Ihrer Wahl hinzufügen.
• Vorkonfigurierte Hintergrundbilder TH OWL:  Als Hochschulmitglied werden Ihnen hier noch einige Hintergrundbilder der TH OWL angeboten, die Sie gerne nutzen können.

Gut zu wissen: Die Nutzung von Hintergrundbilder benötigt Prozessorleistung, da Ihr Bild ständig freigestellt und auf den virtuellen Hintergrund gelegt werden muss. Sollten Sie bei der Nutzung von Webex performance-Probleme feststellen, nutzen Sie besser kein virtuelles Hintergrundbild.

Allgemein

In Webex wird unterschieden zwischen dem Status und der Verfügbarkeit (siehe Grafik rechts) einer Person.

Status: Über den Status können Sie etwas über sich mitteilen (bspw. Aufenthaltsort, Tätigkeit). Seien Sie sich hierbei aber bitte im Klaren darüber, dass jedes Hochschulmitglied mit einem Webex-Zugang Ihren Status einsehen kann.

Verfügbarkeit: Über die Verfügbarkeit wird die Erreichbarkeit gesteuert. Teilweise können Sie die Verfügbarkeit frei vergeben, teilweise wird diese automatisch angezeigt (beispielsweise bei Teilnahme an einer Webex-Konferenz).

Bitte respektieren Sie die eingestellten Verfügbarkeiten und Status. Wenn Ihnen beispielsweise in der Verfügbarkeit angezeigt wird, dass ein Mitarbeitender beschäftigt ist, könnten Sie diesen trotzdem per Webex telefonisch erreichen. Dennoch sollten Sie sich in einem solchen Fall die Frage stellen: Ist mein Anliegen nun wirklich derart wichtig, dass ich den Kollegen aus seiner Tätigkeit heraushole?

Status teilen

Das Festlegen eines Status hat rein informativen Charakter, einen Einfluss auf Ihre Erreichbarkeit hat das Verändern des Status nicht.

Hier wird der Staus angezeigt:  Der Status der Nutzenden wird in einer kleinen Infozeile neben dem Portrait (oder den Initialen) angezeigt. Sollten Sie keinen Status vergeben haben und Ihren Webex-Client gestartet haben wird dort nur eine Info zu Ihrer Verfügbarkeit angezeigt (siehe nächster Abschnitt).

So verändern Sie Ihren Status: Klicken Sie neben Ihrem Portrait (oder den Initialen) auf die Leiste "Status festlegen" klicken. Hier können Sie aus voreingestellten Status auswählen (Home Office, Auf Geschäftsreise, Mittagspause) oder über das Textfeld einen eigenen Status definieren. Zusätzlich können Sie über das Smiley-Ikon ein passendes Symbol aussuchen und festlegen, ob dieser Status nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden soll.

Die jeweils fünf zuletzt genutzten Status werden in dieser Auswahl gespeichert und sind so zukünftig schnell für Sie abrufbar.

Unser Tipp: Machen Sie Gebrauch von der Statusleiste. Sehen Sie die Statusleiste bitte nicht als Überwachungswerkzeug für Vorgesetzte an. Nutzen Sie sie vielmehr um die Kontaktaufnahme zu vereinfachen. Wie soll die Kollegin Sie auf einen Kaffee einladen, wenn Sie nicht weiß, ob Sie im Büro oder im Homeoffice sind?

Verfügbarkeit teilen

Anders als der Status hat das Festlegen der Verfügbarkeit Auswirkungen auf Ihre Erreichbarkeit.

Hier wird die Verfügbarkeit angezeigt:  Die Verfügbarkeit der Nutzenden wird durch ein kleines Symbol neben dem Portrait (oder den Initialen) angezeigt. Sollten Sie keine Verfügbarkeit vergeben haben und Ihren Webex-Client gestartet haben wird dort automatisch ein grüner Punkt angezeigt.

So verändern Sie Ihren Verfügbarkeit: Klicken Sie auf Ihr Portrait (oder Ihre Initialen) und dann auf die Leiste "Verfügbarkeit". Hier haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten.

• Beschäftigt - Neben Ihrem Portrait taucht ein orangener Kringel auf, Chat-Nachrichten und Telefonanrufe werden trotzdem an Sie durchgestellt.
• Bitte nicht stören - Neben Ihrem Portrait taucht ein roter Kreis auf. Chat-Nachrichten werden zwar zugestellt, sie werden allerdings nicht per Ton-Signal darauf aufmerksam gemacht. Anrufe werden nicht durchgestellt, Sie werden aber in Ihrem Webex-Client über entgangene Anrufe informiert. Bitte beachten Sie, dass Anrufende, die nicht Webex nutzen, keinerlei Informationen zu Ihrer Verfügbarkeit bekommen.

Ruhige Stunden verwalten: Sie möchten zu bestimmten Zeiten keine Chat-Nachrichten oder Infos zu entgangenen Anrufen erhalten? Dies können Sie über die Funktion "Ruhige Stunden verwalten" steuern. Legen Sie hier fest, zu welchen Zeiten Sie diese Infos nicht erhalten möchten. Eine Anwendungsmöglichkeit: Sie nehmen an einem Meeting in Präsenz teil, möchten Ihren Rechner nicht herunterfahren aber dennoch von Hinweistönen nicht aus dem Konzept gebracht werden.

Übersicht Symbolik Verfügbarkeit

Hier finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Verfügbarkeiten in Webex.

Gut zu wissen: Egal welcher Status oder welche Verfügbarkeit vergeben wurde, entgangene Anrufe werden in jedem Fall in Webex dokumentiert und Nachrichten werden zugestellt. Je nach Verfügbarkeit wird die adressierte Person darauf aber unterschiedlich aufmerksam gemacht (Signalton, Pop-Up-Fenster).

Allgemein

Die Software Cisco Webex ist das führende Kommunikationstool an der TH OWL. Sie können die Software wie im vorangegangenen Abschnitt bereits nutzen, zusätzliche Einrichtungsschritte sind allerdings sinnvoll, um Webex effizient im Umfeld der Hochschule nutzen zu können.

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Webex-Termine und den Webex-Kalender mit Ihrem Outlook-Kalender (per Exchange) synchronisieren. Zusätzlichen erklären wir Mitarbeitenden die Einrichtung der Telefonie.

Kalender-Synchronisierung

Um Ihren Outlook-Terminkalender (per Exchange) mit Ihrem Webex-Kalender zu synchronisieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Selfserviceportal (IDM): https://idm.th-owl.de
2. Melden Sie sich mit Ihrem Nutzerzugang der Hochschule an
3. Wählen Sie den Menüeintrag "Anwendung"
4. Klicken Sie auf das Feld "Webex-Synchronisation"
5. Es öffnet sich ein neues Fenster oder Tabulator (ggf. muss ein Pop-Up-Blocker kurzzeitig deaktiviert werden)
6. Bitte lesen Sie die dortigen Informationen und Hinweise
7. Setzen Sie den Haken für Cisco Webex Kalendersync aktivieren
8. Klicken Sie für die Aktivierung auf den Button "Senden"
9. Ein finales PopUp-Fenster bestätigt die Aktivierung

Outlook: Videokonferenzen terminieren

Um Termine mit integrierten Webex-Meetings in Outlook anlegen zu können, benötigen Sie die Erweiterung "Cisco Webex Funktion zum Ansetzen" für Microsoft Outlook. Dieses Ad-In wird über die Exchange-Server der TH OWL ausgespielt und muss gegebenenfalls nur von den Nutzenden aktiviert werden (Datei=>Ad-Ins-verwalten). Auf Geräten, die vom S(kim) verwaltet werden, ist das Ad-In bereits aktiviert.

Egal ob Sie den MS Outlook oder Webmail OWA nutzen, wechseln Sie von der E-Mail-Ansicht in die Kalenderansicht. Hier legen Sie per Klick auf einen Zeitslot einen Termin an oder wählen im horizontalen Menü den Eintrag "Neuer Termin". Hierdurch öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Termin-Angaben eintragen können. Ganz rechts im horizontalen Menü finden Sie den Bereich "Cisco Webex", mit zwei Webex-Knöpfen die die folgenden Funktionen haben:

• Webex-Meeting hinzufügen - Ein Klick auf diesen Knopf erzeugt ein Meeting für diesen Termin in Cisco Webex und integriert die Zugangsdaten im Haupttextfenster des Termins. Weitere Einstellungen (Moderationsrechte etc.) können Sie über das Zahnrad-Symbol festlegen.
• Webex-Präferenzen - Ein Klick auf diesen Knopf öffnet einen Dialog in dem Sie weitere "Cisco Webex"-Einstellungen für Ihr Meeting einstellen können. Weitere Einstellung sind bspw. die Zuweisung von Gastgeber-Rollen. 

Gut zu wissen:Bei der ersten Nutzung der"Funtkion zum Ansetzen" durch einen Klick auf den Knopf "Webex-Meeting hinzufügen" öffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie sich von MS Outlook oder Webmail OWA mit Ihren Hochschulzugangsdaten (Username & Passwort) an Cisco Webex anmelden müssen.

Telefonie

Ausschließlich Mitarbeitende der Hochschule mit einer dienstlichen Telefonnummer navigieren über die Anmeldung hinaus in den Bereich "Einstellungen" und dort zu dem Menüpunkt "Telefondienst": 

• Geben Sie unter "Benutzername" Ihre vierstellige Rufnummer ein, ggf. ist diese bereits eingetragen

• Unter Passwort geben Sie Ihr Hochschulpasswort ein, welches Sie bereits unter Ersteinrichtung (E-Mail) verwendet haben.

• Nach der Eingabe des Passworts stehen Ihnen die Telefonfunktionen zur Verfügung

• Unter dem Menüpunkt "Anrufeinstellungen" können Sie Sich an für Sie freigegebenen Anschlussammelgruppen anmelden oder die Erreichbarkeit unter einer Telefonnummer einrichten