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Cisco Webex für Kurznachrichten (Chat)

Textnachrichten (Chat)

Bitte beachten Sie, dass Cisco Webex kombiniert mit der Telefonanlage neben dem Kommunikationspotential aktuell auch noch Fehler aufweisen kann. Sollten Sie auf einen Fehler stoßen, lassen Sie uns das gerne wissen: support@th-owl.de

Mit Textnachrichten oder auch kurz Chat liefert Cisco Webex zusätzlich zu dem auf eine Webkonferenz/-vorlesung beschränkten Chat einen konferenzunabhängigen Bereich für Kurznachrichten. In diesem können Textnachrichten mit Kommunikationspartnern in unterschiedlichsten Varianten (direkt, Gruppe, etc.) ausgetauscht werden. Für eine richtige Einschätzung im Umgang mit diesem Werkzeug stellen wir die Möglichkeiten im Chat kurz vor. Zudem zeigen wir Ihnen im Sinne der richtigen Werkzeugwahl die Abgrenzugen zu anderen Kommunikationsmedien auf und erläutern weitere Aspekte im Kontext Datenschutz.

E-Mail versus Kurznachrichten (Chat)

Abgrenzung

Chat - Im Gegensatz zur asynchronen E-Mail ist Chat ein Werkzeug zur synchronen Kommunikation, welches von kurzen Textmitteilungen, schnellen Antworten, Symbolik, Transparenz und der Teilnahme lebt. Langfristig betrachtet ist Chat eine flüchtige Kommunikationsquelle und somit weniger ein Nachschlagewerk.

E-Mail - Die E-Mail ist hingegen deutlich formeller und näher dem Medium Brief angesiedelt als eine Kurznachricht. Sie eignet sich für verbindliche Absprachen, Protokolle in Anhängen oder einen längeren Kommunikationsaustausch (Thread). Durch die strukturierte Ablage im eigenen Postfach, lässt sich die E-Mail außerdem nachhaltig organisieren. Dadurch liefert sie bei Bedarf auch nach vielen Jahren Informationen zu Projekten, Arbeitsgruppen, etc.

Kommunizieren Sie kurz, präzise, knapp

Kompakt

Formulieren Sie Ihre Nachrichten verständlich, aber kompakt. Chat ist kein Medium für lange oder verschachtelte Sätze. Chat ist für Abfragen oder Stimmungsbilder und erwartet als Rückmeldung ebenfalls kurze Antworten.

  • Stimmungsbild – „Weiß jemand wo der Methodenkoffer steht?“, „Wer kommt jetzt mit?“
  • Kompakter Text – „Ich!“, „Ja passt!“, „Das sehe ich auch so!“
  • Zustimmung – „1“ (Die Eins steht für Zustimmung, so lassen sich bspw. Abfragen schnell identifizieren)
  • Dichotom – Stellen Sie Fragen, die nur zwei Zustände zulassen (ja/nein, richtig/falsch, lang/kurz, etc.)
Emojis, Smiley ?, Daumen ??, Check ✅

Symbolik

Bei der schriftlichen Kommunikation fehlen viele Informationen, wie beispielsweise die Mimik oder die Tonart des Senders. Um dem entgegenzuwirken werden im Chat Symbole verwendet, die unter dem Begriff Emojis bekannt sind. Emojis sind zum einen Emoticons, also Zeichenfolgen die ein Symbol wie bspw. eine Rose darstellen. Des Weiteren sind Smileys grafische Darstellungen von Emoticons, welche durch weitere Symbole (Emojis) zur Darstellung von Gefühlen und Stimmungen ergänzt werden:

  • Rose – Eine Rose als Emoticon @}-,-`-
  • Smiley-Emoticon – Ein Smiley als Emoticon :-)
  • Smiley-Emoji – Ein Smiley ?
  • Weitere Emojis – Rose ?, Zustimmung ??, Ticket ?
Dokumente & Bilder

Chat-Anhänge

Neben reinen Textnachrichten können im Chat auch Dateien wie Dokumente oder Bilder ausgetauscht werden. Beispielsweise lässt sich so im Chat zu zweit oder in einer größeren Gruppe ein Gegenstand diskutieren. Ob die Verwendung von Dokumenten und Bildern in jedem Fall sinnvoll ist oder ob durch diese Verwendung im Chat Barrieren entstehen lässt sich nur individuell klären. Die folgenden Punkte verdeutlichen eher kritisch die Verwendung von Dokumeten und Bildern im Chat: 

  • Allgemein – Für Dokumente und Bilder existieren bereits Ablageorte in Form von Netzlaufwerken. Grundsätzlich sollten keine verbindlichen Dokumente im Chat-Bereich abgelegt werden. Zwischenstände aus denen eine weitere Version entwickelt werden soll oder zu denen Feedback angefragt wird, können hier je nach Sensibilität des Dokuments verwendet werden. Aber auch dafür kann aus dem Chat heraus auf das Dokument im Netzlaufwerk verwiesen werden. Häufig werden mit dieser Methode zu viele Kopien (Duplikate) unterschiedlicher Stände an unterschiedlichen Orten erzeugt. Es empfiehlt sich also immer vor der Verwendung von Chat-Bereichen auch die Verwendung und weitere Werkzeuge (Bspw. in einem Projekt) zu klären (Stichwort: Kommunikationsdesign).
  • Seamless-Learning – Zu viele Zwischenstände an unterschiedlichen Orten können zu Medienbrüchen führen und dadurch mehr verwirren als nutzen. Für Entwicklung und Feedback von Zwischenständen empfiehlt sich daher, ebenfalls einen einzigen Ort bis zur Fertigstellung einer Aufgabe zu verwenden.
  • Bilder – Mithilfe von Bildern (Bspw. Screenshots) lassen sich schnell (flüchtige) Informationen teilen. Hierbei ist ebenfalls auf sensible Daten zu achten. Generell ist Cisco Webex nicht als Dateiablage geeignet. Hierfür sind Netzlaufwerke (TH-intern) oder auch Sync&Share-Bereiche besser geeignet.
  • Bereinigung & Übertrag – Je nach Thema und Bereich von Textnachrichten (Chat-Räumen) gibt es Verantwortliche (Bsp.: Projektleitung, Teamleitung, etc.). Diese Mitarbeitenden sind für die zyklische Bereinigung der Inhalte in Chaträumen verantwortlich (Bsp.: Projektabschluss). Chat-Räume bzw. die dortige Historie ist weniger langlebig als ein E-Mail-Konto (720 Tage).
Antwortzeit (Backchannel-Feedback)

Erwartungshaltung

Ein wichtiges Kriterium für die Akzeptanz und richtige Verwendung eines Kommunikationswerkzeugs ist neben der medialen Reichhaltigkeit für eine Kommunikationsaufgabe (Stichwort: rationale Medienwahl) auch das sogenannte Backchannel-Feedback. Also wie schnell erwarte ich eine Antwort auf die von mir gestellte Frage?

E-Mail (langsam) – E-Mail ist hier ein asynchrones langsames Medium, in dem eine Antwort durchaus 24h oder länger dauern kann. Je nach Kommunikationsaufgabe ein durchaus vertretbarer Zeitraum.

Chat (schnell) – Im Chat erwarte ich eine schnelle Antwort, was durch optische Signale wie „gelesen“, „schreibt gerade“, „ist online“ noch verstärkt wird. Vor diesem Hintergrund sollte (nicht muss) nach dem lesen immer eine Antwort kommen. Auch wenn diese bspw. nur lautet: „Sorry ich bin gerade busy und melde mich später…“. Die Chat-Nachricht gelesen erwartet also ganz klar: "Ich mache mit! Ich antworte jetzt!".

  • Gut zu wissen - Dieser Punkt soll nur die verschiedenen Potentiale zwischen E-Mail und Chat aufzeigen. Natürlich lassen sich auch schnelle E-Mail-Dialoge oder "gemütliche" Chat-Themen umsetzen. Dennoch ist es ebenfalls unter dem Kontext Kommunikationsdesign (Team, Gruppe, Fachbereich, etc.) ein wichtiger Punkt vorab zu klären, welche Kommunikationswerzeuge für welche Szenarien verwendet werden sollen (Regeln) um unkontrollierte Kanalwechsel (Von E-Mail zum Chat in ein Ticket) und Verwirrung (Wo habe ich das nochmal gelesen/verfasst?) zu vermeiden.
Gruppe, Struktur, Ordnung

Transparenz

Neben Textnachrichten zwischen zwei Personen (Direktnachricht) gibt es auch die Möglichkeit der Gruppenchats, in denen sich mehrere Personen gemeinsam austauschen. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen bei Cisco Webex zur Verfügung:

  • Direktnachricht – Hierbei kommunizieren lediglich zwei Personen miteinander. Der Nachrichtenaustausch ist nur durch die beiden Partner einsehbar.
  • Bereich – Die Verwendung von Textnachrichten in Teams oder Gruppen kann mit Hilfe von Bereichen umgesetzt werden. Bereiche können jederzeit von allen Personen eingerichtet und anschließend durch das Hinzufügen von weiteren Personen gefüllt werden. In solchen Bereichen erhalten alle Personen das Recht Nachrichten zu lesen, zu antworten und eigene zu erstellen.
  • Moderation - In Bereichen lassen sich neben dem Ersteller weitere Bereichsmoderatoren anlegen, sodass ein Bereich für ein individuelles Kommunikationsszenario passgenau konfektioniert werden kann.
  • Ankündigungsmodus - Moderierte Bereiche lassen sich auch als “readonly“-Bereiche nutzen, indem der Ankündigungsmodus aktiviert wird. So lassen sich TopDown-Nachrichten verbreiten (Bspw.: Dekanatsmitteilungen o.ä.).
  • Teams – Mehrere Bereiche (moderiert und nicht moderiert) lassen sich mit sogenannten Teams zusammenfassen, sodass auf diese Weise größere Projekte mit Teilprojekten oder andere Szenarien umgesetzt werden können. Auch hier gibt es Rechte-/Rolleneinstellungen wie im Kontext Bereich.
  • Allgemein - Jedes Team bekommt einen Bereich Allgemein, der nicht umbenannt werden kann und in dem immer alle Team-Zugehörigen aufgenommen sind.
  • Threads – Große Bereiche mit vielen Themen werden schnell unübersichtlich. Daher bietet sich das Antworten auf eine Nachricht per Thread an. Hier erscheint die Antwort als Unterpunkt, wodurch die Antworten zu einer Nachricht gebündelt dargestellt werden.
Flüchtig, schwer auffindbar, gelöscht

Nachhalt

Aufgrund des hohen Informationsaustausches über Direktnachrichten, sowie Bereiche und Teams, kann es schnell unübersichtlich werden. Zudem sollte beachtet werden, dass die Inhalte im Chat flüchtig und zum Teil schwer auffindbar sind.

  • Threads – Große Bereiche mit vielen Themen werden schnell unübersichtlich. Daher bietet sich das Antworten auf eine Nachricht per Thread an. Hier erscheint die Antwort als Unterpunkt, wodurch die Antworten zu einer Nachricht gebündelt dargestellt werden. Diese Methode etabliert sich erfahrungsgemäß nicht von selber, sondern sollte ebenfalls in der Gruppe, Team, etc. unter dem Kontext Kommunikationsregeln thematisiert und gelebt werden.
  • Chat ist flüchtig – Chat ist ein schnelles Medium für Kurznachrichten, Stimmungsbilder und Rückmeldungen. Auch mit Hilfe von Threads gelingt es nicht, ein ordentlich strukturiertes E-Mail-Postfach oder einen thematischen Kurs in der Lernplattform eCampus (ILIAS) zu ersetzen. Dieser Punkt verdeutlicht wie wenig hilfreich im Chat ein ausführlicher Text (Report) oder andere Absprachen sind. Je nach Dynamik im chronologisch verlaufenden Chat verschwinden Inhalte schnell aus dem Blickwinkel.
  • Automatisches löschen - Gemäß der Richtlinie TH OWL werden Chats-Inhalte nach 720 Tagen gelöscht. Diese Information ist in jedem Chat-Bereich unter Bereichsinformationen (Zahnrad) und dort unter "Direktnachrichtenlinie anzeigen" zu finden.
  • Suche – Aufgrund der Vielzahl an Nachrichten kann die Such-Funktion sehr hilfreich sein. Diese stößt jedoch an ihre Grenzen, wenn die gesuchten Inhalte über einen anderen Kanal (z. B. E-Mail) ausgetauscht wurden. Disziplin und ein gutes Kommunikationsdesign eilen also immer einem schnellen Chat-Raum voraus.
  • Bereinigung & Übertrag – Je nach Thema und Bereich von Textnachrichten (Chat-Räumen) gibt es Verantwortliche (Bsp.: Projektleitung, Teamleitung, etc.). Diese Mitarbeitenden sind für die zyklische Bereinigung der Inhalte in Chaträumen verantwortlich (Bsp.: Projektabschluss). Chat-Räume bzw. die dortige Historie ist weniger langlebig als ein E-Mail-Konto (720 Tage).
Wie werde ich wahrgenommen (Awareness)?

Datenschutz

Profilbild - Ihr Profilbild erscheint im Chatbereich, im Kontext Telefonie und auch im Bereich Webkonferenzen/-Vorlesungen. Im Ausgangszustand besteht dieses Profilbild lediglich aus Ihren Initialien Ihres Vor- und Nachnamens (Bsp.: Anton Mustermann = AM). Ein persönliches Bild liefert den Gesprächsbeteiligten jedoch einen wesentlöich größeren Einblick zu Ihrer Person.

  • Verwenden Sie ein pers. Bild - Nutzen Sie diese Möglichkeit indem Sie in Cisco Webex mit einem Klick auf Ihr Profilbild und dort unter "Profil bearbeiten" ein persönliches Bild hinterlegen.

Online-Status - In Cisco Webex wird durch einen MouseOver über eine Person ersichtlich, wann sie/er das letzte Mal aktiv (online) war und welchen Status sie/er hinterlegt hat. Dabei wird die Aktivität von wenigen Minuten bis hin zu mehreren Tagen, Wochen, etc. angezeigt und ist idividuell einstellbar. Der Status liefert einem Kommunikationspartner einen ersten Eindruck über die „Antwortbereitschaft“. Vorgegebene Status Auswahlen sind bspw. „Home Office“, „Auf Geschäftsreise“, „Beim Mittagessen“, „Bin gleich zurück“. Diese lassen sich aber auch individuell erweiteren durch eigene Angaben wie bspw. "Im Urlaub" oder "Konzentriert am Arbeiten". 

  • Signalisieren Sie Ihren Status - Nutzen Sie diese Darstellung um Ihren Gesprächspartnern einen Eindruck über Ihre momentane Erreichbarkeit zu vermitteln. 
  • Respektieren Sie die Einstellungen anderer - Respektieren Sie den Status von Gesprächspartnern wenn dieser vielleicht auch mal ein "Bitte nicht stören" enthält.

Transparente Aktionen - Ebenfalls kann man in Cisco Webex sehen, wer eine Nachricht gelesen hat. Auf diese Weise ist das schnelle Medium Chat lebendiger, da sich neben dem „gelesen“-Signal auch erkennen lässt, ob der/die Gesprächspartner bereits an Antworten arbeiten (Signal: „Antwortet gerade“).

  • Fluch & Segen – Vor diesem Hintergrund kann es ein Hygienefaktor sein, nicht umgehend zu antworten. Schließlich wurde die Nachricht ja gelesen.
  • Negatives fiktives Beispiel – Nachricht wurde Freitagmittag nach wenigen Minuten gelesen und erst am Montag beantwortet.
  • Tipp – Wegen Sie stets ab wofür Sie den Chat verwenden möchten und was Sie erwarten (E-Mail versus Chat).

Persönliche Informationen - Nicht alles gehört in den Chat und kann, wenn auch nicht sofort, langfristig für einzelne Personen oder eine Organisation zu Schwierigkeiten führen. Verbindliche Terminfindungen, Abwesenheiten, private oder sensible personenbezogene Daten haben hier nichts verloren.

  • Urlaub und Co. – Abstimmungen zu Urlaub, FZA, Arbeitszeiten, etc. gehören in organisatorische Prozesse die häufig unter Verwendung von E-Mails oder Web-Formularen abgebildet werden. Hierfür ist ein flüchtiger Chat ungeeignet.
  • Krankheit und Privates – Gesundheitsinformationen wie „Ich bin heute krank“ oder Abstimmungen zu einer privaten Situation (z.B. „Ich muss auf eine Beerdigung“) gehören ebenfalls in organisatorische Prozesse wie E-Mails oder Formulare, anstatt in einen Chat.
  • Lästern und tratschen – Diese Kommunikationsform ist egal in welchem Medium nicht wünschenswert und sollte auch im Chat nicht Einzug halten.
Navigation, Orientierung

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