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Cisco Webex als mobiles Diensttelefon

Telefonie

Bitte beachten Sie, dass diese Dokumentation derzeit im Zuge der Telefonie-Umstellung überarbeitet wird. Mehr Infos zu unserer Telefonieumstellung erfahren Sie in diesem Abschnitt unter dem Bereich "Die Zukunft der Telefonie".

Mit Cisco Webex sind Telefongespräche (Bild & Ton) nicht mehr nur vom Arbeitsplatz aus möglich. Auf diese Weise ist auch in mobilen Arbeitssituationen oder in Konferenzen mit Cisco Webex immer ein Dienst-Telefon vorhanden. Wichtige Details zum Umgang und zu den Möglichkeiten finden Sie auf dieser Seite in den folgenden Absätzen:

Studierende & Mitarbeitende

Unterscheidung

Die vollständige Telefoniefunktionalität, also das Telefonieren über eine Telefonnummer (Dienstadresse), steht nur Mitarbeitenden der Hochschule mit einer dienstlichen Telefonnummer zur Verfügung. Studierende haben mit Cisco Webex nur die Möglichkeit, über Ihre E-Mail-Adresse sogenannte Webex-Gespräche zu führen.

  • Mitarbeitende mit dienstlicher Telefonnummer können Cisco Webex für Festnetztelefonate (inkl. Erreichbarkeit) und Webex-Gespräche verwenden.
  • Studierende können Cisco Webex nur für Webex-Gespräche verwenden.

Die dafür notwendigen zusätzlichen Einrichtungen werden unter Beschaffung - Einrichtung (Telefon) erläutert.

Die richtige Ausrüstung für die Telefonie

Hardwarevoraussetzungen

Um die Webex-Telefonie nutzen zu können, müssen Mitarbeitende mit der entsprechenden Hardware ausgerüstet sein. Je nach Anspruch an die Telefonie-Qualität gibt es hier eine breite Spanne an möglicher Ausrüstung.

  • Minimal: Laptop mit eingebauter Webcam, Lautsprecher und Mikro
  • Besser: Laptop oder Desktoprechner mit kabelgebundenen Headset und eingebauter Webcam
  • Ideal: Laptop oder Desktoprechner mit Bluetooth Headset und externer HD-Webcam

Damit die Organisationseinheiten den Kostenaufwand besser einschätzen können, wird das S(kim) zeitnah konkrete Vorschläge für die obigen Kategorien abgeben.

Arbeitsplatz-Telefon & Cisco Webex (Softphone)

Wechselwirkung

Das Zusammenspiel zwischen Ihrem Arbeitsplatz-Telefon und dem Cisco Webex Softphone lässt sich individuell konfigurieren. Hierbei klingeln immer alle aktuell angemeldeten Geräte (Arbeitsplatz-Telefon und Cisco Webex) bei eingehenden Anrufen, sodass die Abnahme am jeweiligen Endgerät entscheidet wo das Gespräch geführt wird.

Wechselwirkungen mit Apps - Cisco Webex lässt sich auch auf mobilen Endgeräten (Smartphone, Tablet) in Betrieb nehmen und auch auf diesen Geräten ist für Mitarbeitende mit einer dienstlichen Telefonnummer die Einrichtung (Telefon) möglich. Sollten jedoch mehrere Geräte (Computer, Tablet, Smartphone) gleichzeitig konfiguriert sein, ist immer nur genau ein Gerät das aktiv klingelnde Endgerät parallel zum Arbeitsplatz-Telefon.

Weiterleitung? - Arbeitsplatz-Telefon und Cisco Webex (Softphone) können über das Telefonportal der Hochschule zu einem anderen Gerät weitergeleitet werden. Bitte bedenken Sie für dieses Szenario, dass der Hochschule hierbei Kosten entstehen (Bsp.: Weiterleitung auf ein Smartphone) und ob mit der Verwendung von Cisco Webex (Computer, Tablet, Smartphone) eine solche Weiterleitung noch notwendig ist.

Rückbau - Sollten neben der Software Cisco Webex noch weitere Softphone-Lösungen wie bspw. Cisco Jabber für die dienstliche Telefonnummer eingerichtet sein, können eingehende Anrufe schnell verwirren, denn in diesem Fall klingeln mehrere Apps und Geräte gleichzeitig. Erzeugen diese Programme jetzt auch noch weitere Systemnachrichten (Bsp.: Eingehende Kurznachticht) sowie eine Weiterleitung auf das Smartphone wird es kompliziert und unübersichtlich. Bitte deinstallieren Sie Cisco Jabber und deaktivieren Sie Rufweiterleitungen für Ihre dienstliche Telefonnummer. Cisco Webex bietet auch ohne diese Produkte die volle Erreichbarkeit.

Erreichbarkeit & Kanalwahl

Wahl des Telefonats

Für ein Telefonat stehen Mitarbeitenden der Hochschule zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Telefon (klassisch) - Wechseln Sie hierfür auf die gleichnamige Karteikarte
  • Cisco Webex (neu) - Wechseln Sie hierfür auf die gleichnamige Karteikarte

Gut zu wissen: Studierenden steht lediglich die Wahlmethode Cisco Webex (neu) zur Verfügung.

Wo klingelt es? Wo nicht?

Anrufsituationen

Durch die Verknüpfung von Telefon und Cisco Webex kann es in bestimmten Situationen dazu führen, das kein Gespräch zu stande kommt. Vielleicht hat der Gesprächspartner die Software Cisco Webex nicht installiert oder die Software ist nicht gestartet. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier alle möglichen Gesprächskombinationen aus Arbeitsplatz-Telefon, Cisco Webex Softphone, externen Gesprächspartnern und Studierenden so dargestellt, das schnell erkennbar ist, wo es klingelt und wo vielleicht auch nicht:

TH-Telefon zu TH-Telefon

Über Ihr Arbeitsplatz-Telefon wählen Sie die Telefonnummer Ihres Gesprächspartners. Hat Ihr Gesprächspartner sein Arbeitsplatz-Telefon aktiv (angemeldet) klingelt dieses und Ihre Nummer bzw. Ihr Telefonname wird angezeigt (Bsp.: „SKIM A. Mustermann“).

  • Klingelt: Arbeitsplatz-Telefon, ggf. weitergeleiteten Nummer (Handy, priv. Fon), Cisco Webex
  • Schweigt: Cisco Webex wenn nicht installiert oder nicht gestartet
TH-Telefon zu Cisco Webex

Über Ihr Arbeitsplatz-Telefon wählen Sie die Telefonnummer Ihres Gesprächspartners. Hat Ihr Gesprächspartner auf einem Computer oder einem mobilen Endgerät (Smartphone/Tablet) die Software Cisco Webex installiert und gestartet klingelt es und Ihre Nummer bzw. Ihr Name wird angezeigt (Bsp.: „Anton Mustermann“).

  • Klingelt: Cisco Webex, Arbeitsplatz-Telefon, ggf. weitergeleitete Nummer (Handy, priv. Fon)
  • Schweigt: Cisco Webex wenn nicht installiert oder nicht gestartet
Cisco Webex zu TH-Telefon

Über die Software Cisco Webex initiieren Sie einen Anruf über die Auswahl eines Gesprächspartners (Suche, Historie) sowie der dortigen Auswahl ob das Gespräch über Bild & Ton (Knopf mit Kamera) oder nur über Ton (Knopf mit Telefonhörer) stattfinden soll. Dann wählen Sie die Einstellung „Telefonnummer & Arbeit“. Hat Ihr Gesprächspartner sein Arbeitsplatz-Telefon aktiv (angemeldet) klingelt dieses und Ihre Nummer bzw. Ihr Telefonname wird angezeigt (Bsp.: „SKIM A. Mustermann“).

  • Klingelt: Arbeitsplatz-Telefon, ggf. weitergeleitete Nummer (Handy, priv. Fon), Cisco Webex
  • Schweigt: Cisco Webex wenn nicht installiert oder nicht gestartet
Cisco Webex zu Cisco Webex

Über die Software Cisco Webex initiieren Sie einen Anruf über die Auswahl eines Gesprächspartners (Suche, Historie) sowie der dortigen Auswahl ob das Gespräch über Bild & Ton (Knopf mit Kamera) oder nur über Ton (Knopf mit Telefonhörer) stattfinden soll. Dann wählen Sie die Einstellung „Über Webex anrufen“. Hat Ihr Gesprächspartner auf einem Computer oder mobilen Endgerät (Smartphone/Tablet) die Software Cisco Webex installiert und gestartet klingelt es und Ihre Nummer bzw. Ihr Name wird angezeigt (Bsp.: „Anton Mustermann“).

  • Klingelt: Cisco Webex
  • Schweigt: Arbeitsplatz-Telefon, ggf. weitergeleitete Nummer (Handy, priv. Fon)
TH-Telefon zu externer Telefonnummer

Über Ihr Arbeitsplatz-Telefon wählen Sie die Telefonnummer Ihres externen Gesprächspartners. Hat Ihr externer Gesprächspartner ein funktionstüchtiges Endgerät (Telefon) hinter der gewählten Rufnummer klingelt dieses.

  • Klingelt: Externes Telefon
  • Schweigt: nur bei einem externen Fehler
Cisco Webex zu externen Telefonnummer

Über die Software Cisco Webex initiieren Sie einen Anruf über die Auswahl eines Gesprächspartners (Suche, Historie) sowie der dortigen Auswahl ob das Gespräch über Bild & Ton (Knopf mit Kamera) oder nur über Ton (Knopf mit Telefonhörer) stattfinden soll. Dann wählen Sie die Einstellung „Telefonnummer & Arbeit“. Hat Ihr externer Gesprächspartner ein funktionstüchtiges Endgerät (Telefon) hinter der gewählten Rufnummer klingelt dieses.

  • Klingelt: Externes Telefon
  • Schweigt: nur bei einem externen Fehler
TH-Telefon zu externem "Cisco Webex"-Konto

Über Ihr Arbeitsplatz-Telefon wählen Sie die Telefonnummer Ihres Gesprächspartners. Hat Ihr Gesprächspartner auf einem Computer oder einem mobilen Endgerät (Smartphone/Tablet) die Software Cisco Webex installiert und gestartet klingelt es und Ihre Nummer bzw. Ihr Name wird angezeigt (Bsp.: „Anton Mustermann“).

  • Klingelt: Externe Cisco Webex Software
  • Schweigt: Externe Cisco Webex Software wenn nicht installiert oder nicht gestartet
Von Cisco Webex (TH) zu einem externen "Cisco Webex"-Konto

Über die Software Cisco Webex initiieren Sie einen Anruf über die Auswahl eines Gesprächspartners (Suche, Historie) sowie der dortigen Auswahl ob das Gespräch über Bild & Ton (Knopf mit Kamera) oder nur über Ton (Knopf mit Telefonhörer) stattfinden soll. Dann wählen Sie die Einstellung „Über Webex anrufen“. Hat Ihr externer Gesprächspartner auf einem Computer oder mobilen Endgerät (Smartphone/Tablet) die Software Cisco Webex installiert und gestartet klingelt es und Ihre Nummer bzw. Ihr Name wird angezeigt (Bsp.: „Anton Mustermann“).

  • Klingelt: Cisco Webex
  • Schweigt: Externe Cisco Webex Software wenn nicht installiert oder nicht gestartet
Anruf von Studierenden

Studierende, die ihre Telefonnummer kommuniziert haben, können Sie mit Cisco Webex durch die Eingabe der Telefonnummer direkt anrufen. Sollten die Studierenden darüber hinaus die Software Cisco Webex mit ihrem Nutzerzugang der TH installiert und konfiguriert haben, erreichen Sie die Studierenden über die dortige Eingabe der E-Mail-Adresse oder der dortigen Suche.

Zusammenspiel & Kompromisse

Webex mit VPN

Der VPN-Client ist für den Betrieb von Cisco Webex nicht notwendig. Gerade bei schlechten Verbindungen in Webkonferenzen empfiehlt es sich die VPN-Verbindung zu beenden. Ohne eine VPN-Verbindung kann es dann jedoch je nach Art der Konferenz zu fehlenden Zugriffsrechten für Dokumente auf hochschulinterne Laufwerke o.ä. kommen (Bsp.: MS OneNote o.ä.).

  • Gut zu wissen: Bei einem Wechsel also einer VPN-Einwahl in das Hochschulnetzwerk aus dem Internet aber auch bei einer Deaktivierung der VPN-Einwahl (bewusst /unbewusst) kann es zu einer Unterbrechung der Verbindung von Cisco Webex zu der Telefonanlage kommen.  Das wird in Cisco Webex unten rechts durch den Text "Verbindung zur Telefondiensten unterbrochen" signalisiert. Für die erneute Verbindung muss die Software einmal neu gestartet werden.
Smartphone & Tablet

Applikationen

Für mobile Endgeräte (Smartphone/Tablet) gibt es die Cisco Webex-App und damit auch die Möglichkeit der Telefonie. So kann das mobile Endgerät als zusätzliches Telefongerät für die dienstliche Telefonnummer verwendet werden. Wie Sie diese Apps beziehen können, ist im Bereich Beschaffung - Mobile Apps für Smartphone und Tablet beschrieben.

  • Gut zu wissen: Um auf Apps auf mobilen Endgeräten die Möglichkeit zu haben, externe Rufnummern anzurufen, müssen Mitarbeitende derzeit diesen Dienst beim S(kim) beantragen. Schreiben Sie uns dazu einfach eine E-Mail an support@th-owl.de.
Aus aktuellem Anlass

Die Zukunft der Telefonie an der TH OWL

Die Hochschul-Telefonie steht vor einem Wechsel. Zukünftig beginnen Telefonate nicht mehr mit dem Griff zum Telefonhörer, sondern mit dem Griff zum Headset. Auch wenn es noch vereinzelt Tischtelefone geben kann, soll zukünftig der Großteil der Telefonate über das Kommunikationstool Webex geführt werden. Das betrifft sowohl die hochschulinterne Kommunikation, als auch Gespräche mit Externen.

Bitte nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit für die rechts platzierte Präsentation im Videoformat, damit Sie die Beweggründe für die anstehenden Änderungen in der Telefonie nachvollziehen können.

Navigation, Orientierung

Wie geht es weiter?

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