Telefonie
Aufgrund der Umstellung der Telefonie, können sich die Mitglieder der TH OWL derzeit in zwei verschiedenen Status befinden. Wir vom S(kim) stellen deswegen zwei Dokumentationen bereit. Bitte wählen Sie die für Sie passende Anleitung aus:
- In Ihrem Bereich wurde die Telefonie bereits umgestellt, dann finden Sie alle Infos zu Telefonie hier: Die Telefonie nach der Umstellung
- In Ihrem Bereich wurde die Telefonie noch nicht umgestellt, dann finden Sie alle Infos zur Telefonie untenstehend. Wahlweise klicken Sie auf diese Sprungmarke: Die Telefonie vor der Umstellung
Sollten Sie sich über Ihren Status nicht sicher sein: Wir vom S(kim) informieren vor der Umstellung gründlich. Sollten Sie also noch nicht explizit per E-Mail zum Zeitpunkt der Umstellung informiert worden sein, lesen Sie einfach auf dieser Seite weiter.
Mit Webex sind Telefongespräche (Bild & Ton) nicht mehr nur vom Arbeitsplatz aus möglich. Auf diese Weise ist auch in mobilen Arbeitssituationen oder in Konferenzen mit Cisco Webex immer ein Dienst-Telefon vorhanden. Wichtige Details zum Umgang und zu den Möglichkeiten finden Sie auf dieser Seite in den folgenden Absätzen:
- Unterscheidung - Studierende & Mitarbeitende
- Hardwarevoraussetzungen - Die richtige Ausrüstung
- Wechselwirkung - Arbeitsplatz-Telefon & Cisco Webex
- Wahl des Telefonats - Erreichbarkeit & Kanalwahl
- Anrufsituationen - Wo klingelt es? Wo nicht?
- Anrufeinstellungen - Wo soll es klingeln?
- Webex mit VPN - Zusammenspiel & Kompromisse
- Applikationen - Smartphone & Tablet
- AKTUELL: Die Zukunft der Telefonie an der TH OWL
Unterscheidung
Die vollständige Telefoniefunktionalität, also das Telefonieren über eine Telefonnummer (Dienstadresse), steht nur Mitarbeitenden der Hochschule mit einer dienstlichen Telefonnummer zur Verfügung. Studierende haben mit Cisco Webex nur die Möglichkeit, über Ihre E-Mail-Adresse sogenannte Webex-Gespräche zu führen.
- Mitarbeitende mit dienstlicher Telefonnummer können Cisco Webex für Festnetztelefonate (inkl. Erreichbarkeit) und Webex-Gespräche verwenden.
- Studierende können Cisco Webex nur für Webex-Gespräche verwenden.
Die dafür notwendigen zusätzlichen Einrichtungen werden unter Beschaffung - Einrichtung (Telefon) erläutert.
- Verknüpfung - Wie Sie die unterschiedlichen Gesprächsformen Telefonat oder Webex-Gespräch erkennen und nutzen, ist weiter unten im Abschnitt Wahl des Telefonats - Erreichbarkeit bzw. Kanalwahl zu nachzulesen.
Hardwarevoraussetzungen
Um die Webex-Telefonie nutzen zu können, müssen Mitarbeitende mit der entsprechenden Hardware ausgerüstet sein. Je nach Anspruch an die Telefonie-Qualität gibt es hier eine breite Spanne an möglicher Ausrüstung.
- Minimal: Laptop mit eingebauter Webcam, Lautsprecher und Mikro
- Besser: Laptop oder Desktoprechner mit kabelgebundenen Headset und eingebauter Webcam
- Ideal: Laptop oder Desktoprechner mit Bluetooth Headset und externer HD-Webcam
Damit die Organisationseinheiten den Kostenaufwand besser einschätzen können, wird das S(kim) zeitnah konkrete Vorschläge für die obigen Kategorien abgeben.
Wechselwirkung
Das Zusammenspiel zwischen Ihrem Arbeitsplatz-Telefon und dem Cisco Webex Softphone lässt sich individuell konfigurieren. Hierbei klingeln immer alle aktuell angemeldeten Geräte (Arbeitsplatz-Telefon und Cisco Webex) bei eingehenden Anrufen, sodass die Abnahme am jeweiligen Endgerät entscheidet wo das Gespräch geführt wird.
Wechselwirkungen mit Apps - Cisco Webex lässt sich auch auf mobilen Endgeräten (Smartphone, Tablet) in Betrieb nehmen und auch auf diesen Geräten ist für Mitarbeitende mit einer dienstlichen Telefonnummer die Einrichtung (Telefon) möglich. Sollten jedoch mehrere Geräte (Computer, Tablet, Smartphone) gleichzeitig konfiguriert sein, ist immer nur genau ein Gerät das aktiv klingelnde Endgerät parallel zum Arbeitsplatz-Telefon.
Weiterleitung? - Arbeitsplatz-Telefon und Cisco Webex (Softphone) können über das Telefonportal der Hochschule zu einem anderen Gerät weitergeleitet werden. Bitte bedenken Sie für dieses Szenario, dass der Hochschule hierbei Kosten entstehen (Bsp.: Weiterleitung auf ein Smartphone) und ob mit der Verwendung von Cisco Webex (Computer, Tablet, Smartphone) eine solche Weiterleitung noch notwendig ist.
Rückbau - Sollten neben der Software Cisco Webex noch weitere Softphone-Lösungen wie bspw. Cisco Jabber für die dienstliche Telefonnummer eingerichtet sein, können eingehende Anrufe schnell verwirren, denn in diesem Fall klingeln mehrere Apps und Geräte gleichzeitig. Erzeugen diese Programme jetzt auch noch weitere Systemnachrichten (Bsp.: Eingehende Kurznachticht) sowie eine Weiterleitung auf das Smartphone wird es kompliziert und unübersichtlich. Bitte deinstallieren Sie Cisco Jabber und deaktivieren Sie Rufweiterleitungen für Ihre dienstliche Telefonnummer. Cisco Webex bietet auch ohne diese Produkte die volle Erreichbarkeit.
Wahl des Telefonats
Kanalwahl
Für ein Telefonat stehen Mitarbeitenden der Hochschule zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Telefon (klassisch) - Wechseln Sie hierfür auf die gleichnamige Karteikarte
- Cisco Webex (neu) - Wechseln Sie hierfür auf die gleichnamige Karteikarte
Gut zu wissen: Studierenden steht lediglich die Wahlmethode Cisco Webex (neu) zur Verfügung.
Anrufsituationen
Durch die Verknüpfung von Telefon und Cisco Webex kann es in bestimmten Situationen dazu führen, das kein Gespräch zu stande kommt. Vielleicht hat der Gesprächspartner die Software Cisco Webex nicht installiert oder die Software ist nicht gestartet. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier alle möglichen Gesprächskombinationen aus Arbeitsplatz-Telefon, Cisco Webex Softphone, externen Gesprächspartnern und Studierenden so dargestellt, das schnell erkennbar ist, wo es klingelt und wo vielleicht auch nicht:
Über Ihr Arbeitsplatz-Telefon wählen Sie die Telefonnummer Ihres Gesprächspartners. Hat Ihr Gesprächspartner sein Arbeitsplatz-Telefon aktiv (angemeldet) klingelt dieses und Ihre Nummer bzw. Ihr Telefonname wird angezeigt (Bsp.: „SKIM A. Mustermann“).
- Klingelt: Arbeitsplatz-Telefon, ggf. weitergeleiteten Nummer (Handy, priv. Fon), Cisco Webex
- Schweigt: Cisco Webex wenn nicht installiert oder nicht gestartet
Über Ihr Arbeitsplatz-Telefon wählen Sie die Telefonnummer Ihres Gesprächspartners. Hat Ihr Gesprächspartner auf einem Computer oder einem mobilen Endgerät (Smartphone/Tablet) die Software Cisco Webex installiert und gestartet klingelt es und Ihre Nummer bzw. Ihr Name wird angezeigt (Bsp.: „Anton Mustermann“).
- Klingelt: Cisco Webex, Arbeitsplatz-Telefon, ggf. weitergeleitete Nummer (Handy, priv. Fon)
- Schweigt: Cisco Webex wenn nicht installiert oder nicht gestartet
Über die Software Cisco Webex initiieren Sie einen Anruf über die Auswahl eines Gesprächspartners (Suche, Historie) sowie der dortigen Auswahl ob das Gespräch über Bild & Ton (Knopf mit Kamera) oder nur über Ton (Knopf mit Telefonhörer) stattfinden soll. Dann wählen Sie die Einstellung „Telefonnummer & Arbeit“. Hat Ihr Gesprächspartner sein Arbeitsplatz-Telefon aktiv (angemeldet) klingelt dieses und Ihre Nummer bzw. Ihr Telefonname wird angezeigt (Bsp.: „SKIM A. Mustermann“).
- Klingelt: Arbeitsplatz-Telefon, ggf. weitergeleitete Nummer (Handy, priv. Fon), Cisco Webex
- Schweigt: Cisco Webex wenn nicht installiert oder nicht gestartet
Über die Software Cisco Webex initiieren Sie einen Anruf über die Auswahl eines Gesprächspartners (Suche, Historie) sowie der dortigen Auswahl ob das Gespräch über Bild & Ton (Knopf mit Kamera) oder nur über Ton (Knopf mit Telefonhörer) stattfinden soll. Dann wählen Sie die Einstellung „Über Webex anrufen“. Hat Ihr Gesprächspartner auf einem Computer oder mobilen Endgerät (Smartphone/Tablet) die Software Cisco Webex installiert und gestartet klingelt es und Ihre Nummer bzw. Ihr Name wird angezeigt (Bsp.: „Anton Mustermann“).
- Klingelt: Cisco Webex
- Schweigt: Arbeitsplatz-Telefon, ggf. weitergeleitete Nummer (Handy, priv. Fon)
Über Ihr Arbeitsplatz-Telefon wählen Sie die Telefonnummer Ihres externen Gesprächspartners. Hat Ihr externer Gesprächspartner ein funktionstüchtiges Endgerät (Telefon) hinter der gewählten Rufnummer klingelt dieses.
- Klingelt: Externes Telefon
- Schweigt: nur bei einem externen Fehler
Über die Software Cisco Webex initiieren Sie einen Anruf über die Auswahl eines Gesprächspartners (Suche, Historie) sowie der dortigen Auswahl ob das Gespräch über Bild & Ton (Knopf mit Kamera) oder nur über Ton (Knopf mit Telefonhörer) stattfinden soll. Dann wählen Sie die Einstellung „Telefonnummer & Arbeit“. Hat Ihr externer Gesprächspartner ein funktionstüchtiges Endgerät (Telefon) hinter der gewählten Rufnummer klingelt dieses.
- Klingelt: Externes Telefon
- Schweigt: nur bei einem externen Fehler
Über Ihr Arbeitsplatz-Telefon wählen Sie die Telefonnummer Ihres Gesprächspartners. Hat Ihr Gesprächspartner auf einem Computer oder einem mobilen Endgerät (Smartphone/Tablet) die Software Cisco Webex installiert und gestartet klingelt es und Ihre Nummer bzw. Ihr Name wird angezeigt (Bsp.: „Anton Mustermann“).
- Klingelt: Externe Cisco Webex Software
- Schweigt: Externe Cisco Webex Software wenn nicht installiert oder nicht gestartet
Über die Software Cisco Webex initiieren Sie einen Anruf über die Auswahl eines Gesprächspartners (Suche, Historie) sowie der dortigen Auswahl ob das Gespräch über Bild & Ton (Knopf mit Kamera) oder nur über Ton (Knopf mit Telefonhörer) stattfinden soll. Dann wählen Sie die Einstellung „Über Webex anrufen“. Hat Ihr externer Gesprächspartner auf einem Computer oder mobilen Endgerät (Smartphone/Tablet) die Software Cisco Webex installiert und gestartet klingelt es und Ihre Nummer bzw. Ihr Name wird angezeigt (Bsp.: „Anton Mustermann“).
- Klingelt: Cisco Webex
- Schweigt: Externe Cisco Webex Software wenn nicht installiert oder nicht gestartet
Studierende, die ihre Telefonnummer kommuniziert haben, können Sie mit Cisco Webex durch die Eingabe der Telefonnummer direkt anrufen. Sollten die Studierenden darüber hinaus die Software Cisco Webex mit ihrem Nutzerzugang der TH installiert und konfiguriert haben, erreichen Sie die Studierenden über die dortige Eingabe der E-Mail-Adresse oder der dortigen Suche.
Webex mit VPN
Der VPN-Client ist für den Betrieb von Cisco Webex nicht notwendig. Gerade bei schlechten Verbindungen in Webkonferenzen empfiehlt es sich die VPN-Verbindung zu beenden. Ohne eine VPN-Verbindung kann es dann jedoch je nach Art der Konferenz zu fehlenden Zugriffsrechten für Dokumente auf hochschulinterne Laufwerke o.ä. kommen (Bsp.: MS OneNote o.ä.).
- Gut zu wissen: Bei einem Wechsel also einer VPN-Einwahl in das Hochschulnetzwerk aus dem Internet aber auch bei einer Deaktivierung der VPN-Einwahl (bewusst /unbewusst) kann es zu einer Unterbrechung der Verbindung von Cisco Webex zu der Telefonanlage kommen. Das wird in Cisco Webex unten rechts durch den Text "Verbindung zur Telefondiensten unterbrochen" signalisiert. Für die erneute Verbindung muss die Software einmal neu gestartet werden.
Applikationen
Für mobile Endgeräte (Smartphone/Tablet) gibt es die Cisco Webex-App und damit auch die Möglichkeit der Telefonie. So kann das mobile Endgerät als zusätzliches Telefongerät für die dienstliche Telefonnummer verwendet werden. Wie Sie diese Apps beziehen können, ist im Bereich Beschaffung - Mobile Apps für Smartphone und Tablet beschrieben.
- Gut zu wissen: Um auf Apps auf mobilen Endgeräten die Möglichkeit zu haben, externe Rufnummern anzurufen, müssen Mitarbeitende derzeit diesen Dienst beim S(kim) beantragen. Schreiben Sie uns dazu einfach eine E-Mail an support@th-owl.de.
Die Zukunft der Telefonie an der TH OWL
Die Hochschul-Telefonie steht vor einem Wechsel. Zukünftig beginnen Telefonate nicht mehr mit dem Griff zum Telefonhörer, sondern mit dem Griff zum Headset. Auch wenn es noch vereinzelt Tischtelefone geben kann, soll zukünftig der Großteil der Telefonate über das Kommunikationstool Webex geführt werden. Das betrifft sowohl die hochschulinterne Kommunikation, als auch Gespräche mit Externen.
Bitte nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit für die rechts platzierte Präsentation im Videoformat, damit Sie die Beweggründe für die anstehenden Änderungen in der Telefonie nachvollziehen können.
Wie geht es weiter?
- Startseite - Navigieren Sie zurück auf die Startseite dieser Dokumentation
- Beschaffung - Cisco Webex beschaffen und einrichten
- Telefonie - Cisco Webex als mobiles Diensttelefon
- Konferenzen - Cisco Webex für Webkonferenzen/-Vorlesungen
- Chat - Cisco Webex für Kurznachrichten
- AddOns - Cisco Webex und Zusatzsoftware
- Ausgestaltung - Planung einer online Veranstaltung
Kontakt
E-Mail: support@th-owl.de
Telefon: +49 5261 702 2222