Druckmanagement
Das S(kim) bietet ein Druckmanagement-System an, das den Nutzenden viele Vorteile gegenüber anderen Druck-Lösungen bietet. Die Funktionsweise grob skizziert: Druckaufträge werden nicht an verschiedene Drucker, sondern an das Druckmanagement gesendet. Erst durch das Vorhalten der CampusCard (KISOWL) an einem Multifunktionsgerät wird der Auftrag dann an diesem Gerät ausgeführt. Natürlich bietet das Druckmanagement zusätzlich Scan- und Kopierfunktionen.
Die Vorteile des neuen Systems:
- Keine herrenlose Papierstapel im Druckerraum
- Der Druckdienst ist DSGVO und informationssicherheitskonform
- Druckkosten werden gesenkt
- Kein Warten auf Druckaufträge von Kolleginnen oder Kollegen, die aufgrund einer falschen Einstellung den Drucker blockieren
- Verschiedene Drucker an verschiedenen Standorten können genutzt werden
- Verschiedene Möglichkeiten des Sendens der Aufträge an die Drucker (direkt per Treiber, per E-Mail, per App)
- Komfortable Funktionen wie das Scannen mit der Ausgabe an das persönliche Netzlaufwerk oder per E-Mail
Das Druckmanagement-System wird zunächst in der Verwaltung der TH OWL ausgerollt, weitere Bereiche werden folgen. Wir informieren die Nutzenden der enstprechenden Bereiche frühzeitig, ehe eine Umstellung erfolgt.
Diese Dokumentation ist keine Bedienungsanleitung der Multifunktionsgeräte, da diese durch die Hilfestellungen auf den Displays intuitiv bedienbar sind. Diese Dokumentation erklärt vielmehr die Möglichkeiten, die sich für die Nutzenden im Zusammenspiel des Druckmanagement-Systems mit den Geräten ergeben.
Wichtig: Die CampusCard (KISOWL) spielt eine zentrale Rolle im Druckmanagent-System. Wie Sie an Ihre Karte kommen können, lesen Sie in unserer Dokumentation: CampusCard (KISOWL) Anleitungen.
Lesen Sie in den folgenden Abschnitten wie Sie Dokumente senden, drucken oder scannen können:
Die Multifunktionsgeräte
Die Multifunktionsgeräte erkennen, wenn sich eine Person nähert und fahren dann automatisch hoch. Das spart wertvolle Zeit, die Nutzenden müssen nicht warten. Nach dem Vorhalten der CampusCard (KISOWL) öffnet sich auf dem Touchdisplay ein Menü.
Das Menü: Auf der Startseite haben wir die Dienste abgelegt, die von den Nutzern am meisten genutzt werden. Zusätzlich können Sie für die Funktionen "Scannen" und "Kopieren" in ein Untermenü wechseln, in dem Ihnen weitere Optionen angeboten werden.
Hinweis: Bitte melden Sie sich nach Benutzen des Gerätes durch einen Druck auf das Schloß-Symbol auf dem Display ab. Es erfolgt zwar zusätzlich eine automatische Abmeldung, diese wird aber erst nach 30 Sekunden aktiv.
Sie können Ihre Druckaufträge auf verschiedenen Wegen an das Druckmanagement-System senden.
Drucken: Dies ist wahrscheinlich die Methode, die Sie bislang genutzt haben. Sie öffnen ein Dokument in einer Anwendung und klicken dann auf "Drucken". Im folgenden Menü können Sie einige Parameter festlegen (Exemplare, Ausrichtung, Farbigkeit) und einen Drucker auswählen. Wählen Sie hier den Drucker "Printing TH OWL" aus. Der Triber ist bei vom S(kim) gemanagten Geräten automatisch installiert. Durch einen Klick auf "Drucken" wird das Dokument an das Druckmanagement-System übergeben.
Per E-Mail: Sie senden eine E-Mail mit dem zu druckenden Dokument von Ihrer Hochschul-E-Mail-Adresse an printing@th-owl.de. So wird das Dokument an das Druckmanagement übergeben. Bitte beachten Sie, dass bei dieser Methode nicht alle Dokumententypen unterstützt werden.
- Kompatible Dateiformate: pdf, bmp, jfif, jpe, jpeg, jpg, mime, myqurl, png, tif, tiff, txt, urf
- Beispiele für inkompatible Dateiformate: doc, docx, xls, ppt
Nutzung der MyQ-App: Gerade auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets bietet sich die Einbindung des Druck-Managements per App an, da diese noch weitere zusätzliche Möglichkeiten bietet. Mehr Infos dazu erhalten Sie in dem Abschnitt Webportal und App.
Gut zu wissen: Unabgeholte Druckaufträge, die Sie an das Druckmanagement-System übertragen haben, werden aus Datenschutzgründen nach 5 Tagen gelöscht.
Scannen
Das Druckmanagement-System bietet verschiedene Scan-Methoden an. Auch diese können Sie nur nutzen, nachdem Sie sich an einem Multifunktionsgerät mit Ihrer CampusCard (KIS OWL) angemeldet haben. Voreingestellt sind folgende Scan-Parameter:
- Auflösung: 200 DPI, Farbe, Texterkennung (OCR), Doppelseiten-Scan, Leer-Seiten-Erkennung
Diese Parameter können Sie ändern. Wechseln Sie dazu innerhalb des Scan-Menüs (Scan - weitere Optionen) zu den erweiterten Einträgen Ihrer gewünschten Scan-Methode.
Kopieren
Auf der Startseite des Touchdisplays wird Ihnen die Option "Kopie schwarz weiß" angezeigt. Mit einem Druck auf diese Taste wird jedes eingelegte Dokument einmal in schwarz-weiß kopiert. Wenn Sie weitere Kopier-Funtkionen nutzen möchten, lesen Sie den nächsten Abschnitt.
Web-Portal und App
Der Anbieter myQ-Solutions bietet verschiedene Tools zur Nutzung in der Druckmanagement-Umgebung der TH OWL an. Zum Einsatz kommen das Web-Portal und die App:
Web-Portal: Das Webportal bietet eine Übersicht über Druckauträge und Scans. Zudem finden Sie hier einen QR-Code, mit dem Sie einfach und unkompliziert Ihr mobiles Endgerät für das Druckmanagement-System konfigurieren können.
App: Die App (myQ X) bietet eine Übersicht der Druckauträge und Scans. Zudem können Sie über die App Ihr mobiles Endgerät in das Druckmanagement einbinden, also beispielsweise Dokumente zum Drucken versenden. Zusätzliche haben Sie die Möglichkeit, sich mit der App an einem Multifunktionsgerät anzumelden. Das ist dann praktisch, wenn Sie mal Ihre CampusCard (KISOWL) nicht zur Hand haben.
So rufen Sie das Webportal auf:
- Öffnen Sie den URL https://printing.th-owl.de in einem Internetbrowser
- Melden Sie sich mit Ihrer Hochschul-Benutzerkennung (xyz-xyz) und dem dazugehörigen Kennwort auf
Aufbau des Webportals:
Auf der Startseite, auf die Sie immer per Klick auf den Home-Button zurückgelangen, finden Sie folgende Elemente:
- Gescannte Dokumente: (Hier finden Sie acht Stunden lang die Links zu Scans, die Sie sich an Ihre E-Mail-Adresse gesendet haben).
- Das Widget können Sie über die Menüleiste hinzufügen (Ein neues Widget hinzufügen -> Gescannte Dokumente)
- Quick-Links: neben verschiedenen Berichten, können Sie hier eine Detail-Übersicht Ihrer Druckaufträge aufrufen.
- Benutzerprofil: hier sehen Sie Ihre Benutzerdaten, bei Bedarf können Sie die Standarsprache ändern.
- Druckaufträge: Hier finden Sie eine Kurz-Übersicht über Ihre Druckaufträge. Mit einem Klick auf eine der Zeilen gelangen Sie ebenfalls in die Detail-Übersicht Ihrer Druckaufträge.
- QR-Code: Dieser QR-Code erleichtert Ihnen die Einrichtung der myQ-App. Mehr dazu im Abschnitt myQ-App.
Detailansicht der Druckaufträge:
Hier bekommen Sie eine Übersicht über alle Auträge, die Sie an das Druckmanagement gesendet haben. Entweder lassen Sie sich alle anzeigen "Alles" oder Sie filtern nach Status der Druckaufträge "Bereit, Gedruckt, Gelöscht...".
Mit einem Rechtsklick auf einen Druckauaftrag können Sie verschiedene Aktionen ausführen. Die meisten sind selbsterklärend (anhalten, löschen, erneut drucken). Wenn Sie einen Druckauftrag Ihren Favoriten hinzufügen wird dieser nicht nach acht Stunden automatisch gelöscht.
Die App kann kostenlos aus dem App-Store (Apple iOS) oder Play-Store (Andorid) heruntergeladen werden. Nach dem Herunterladen und der Installation der App auf Ihrem Endgerät, muss die App zunächst für den Einsatz im Druckmanagement-System konfiguriert werden.
Wichtig: Die App kann nur konfiguriert werden, wenn sich das Endgerät im Netzwerk der Hochschule befindet (Funknetzwerk Eduroam oder Einwahl per VPN).
Drucken mit der App: Bitte beachten Sie, dass Sie keine Microsoft-Office-Dokumente mit der App drucken können. PDF-Dateien oder Bilddaten wie beispielsweise JPG-Dateien können Sie nun auf dem üblichen Weg an den Drucker senden.
- Apple iOS-Geräte: Benutzen Sie den Teilen-Button (quadratisches Symbol mit Pfeil und nach oben) und wählen Sie dann "Print via MyQ X" aus
- Android: Nutzen Sie aus einer Anwendung heraus nicht das Druckmenü, sondern gehen Sie auf den Teilen-Button (dreieckiges Symbol) und wählen Sie die App "MyQ X" aus
Aktivieren der Multifunktionsgeräte: Über die App können die Druckaufträge am Drucker gedruckt werden. Starten Sie die App, gehen Sie auf dem Startbildschirm auf den Bereich "Anmelden". Es öffnet sich Ihre Kamera-Anwendung und Sie können den QR-Code auf dem Display des Multifunktionsgerätes einscannen. Damit haben Sie sich an dem Gerät angemeldet und Sie können es nutzen.
Hinweis: Sie können in der App eine Drucker-PIN zur Authentifikation am Drucker vergeben. Diese ist aber ohne Funktion, da die Freischaltung der Druckgeräte nur über die CampusCard (KISOWL) und den QR-Code mit der MyQ-App-X möglich ist.
- Hier finden Sie die App für Apple iOS-Geräte: Externer Link zum Apple-Store
- Hier finden Sie die App für Android-Geräte: Externer Link zum Play-Store
So richten Sie Ihr Endgerät ein
Geräte, die vom S(kim) gemanagt werden, müssen nicht extra für das Druckmanagement-System konfiguriert werden. Dies passiert über die zentrale Geräteverwaltung.
Auf allen anderen Geräten, muss das Druckmanagement-System zunächst eingerichtet werden. Wie das in den verschiedenen Betriebssystem funktioniert, lesen Sie in den nächsten Abschnitten.
Wichtig: Zur Einbindung in das Druckmanagement-System muss Ihr Gerät mit dem Hochschulnetzwerk verbunden sein (LAN-Kabel, Eduroam oder Hochschuleinwahl per VPN)
Hinweise zum Datenschutz und zur Informationssicherheit
Die Umsetzung des Datenschutzes, der Informationssichherheitund der dazugehörigen Prozesse sind ein wichtiges Ziel und wurden während der Einführung des Druckmanagement-Systems konsequent umgesetzt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten sind mit der Datenschutzbeauftragten (DSB) und dem Informationssicherheitsbeauftragten (ISB) abgestimmt. Druckvolumen einzelner Organisationseinheiten können zu Abrechnungszwecken ohne personenbezogene Daten ausgewertet werden.
- Ausschließlich berechtigte Personen erhalten Zugriff auf schützenswerte Daten
- Damit gedruckte Dokumente nicht von unautorisierten Personen eingesehen werden können, beginnt der Ausdruck erst wenn eine autorisierte Person freigibt und überwacht
- Die Kommunikation zwischen dem Server und den Geräten ist verschlüsselt
- Die Druck- und Scanaufträge werden durchgehend verschlüsselt verarbeitet
- Nach dem erfolgreichen Ausdruck wird der Druckauftrag gelöscht
- Nicht gedruckte und eingescannte Dokumente werden nach 120 Stunden auf den Multifunktionsgeräten gelöscht.
- Das Senden eines eingescannten Dokuments ist auf hochschulinterne E-Mail-Adressen beschränkt.
- Der Zugriff ist auf die Administratoren des Druckmanagements beschränkt
- Der Zugriff für das Flottenmanagment (Abrechnung und Service) von externen Dienstleistern erfolgt nur unter Aufsicht
- Das System wird auf Servern des S(kim) betrieben, es werden keine Daten in der Cloud gespeichert
- Eine Auswertung von Daten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist ausgeschlossen
FAQ
Die Multifunktionsgeräte setzen bei einem Unterschreiten eines gewissen Füllstandes automatisch eine Bestellung ab, sie müssen als Nutzende also nicht aktiv werden. Ein Ersetzen des Toners bevor dieser Füllstand unterschritten ist, ist nicht möglich.
Den Tonerwechsel am Gerät nehmen die Verantortlichen in den jeweiligen Organisationseinheiten vor. Die leeren Tonerbehälter werden in speziell dafür vorgesehene Boxen gesammelt ist die Box voll, organisiert der Verantwortliche die Abholung der Box über die Kontaktdaten auf der Box.
Der Hersteller hat eine ausführliche Anleitung zu den zahlreichen Funktionen des Multifunktionsgerätes bereitsgestellt. Das Handbuch zum Donwolad finden Sie hier: Benutzerhandbuch der Multifunktionsgeräte (Download wird in einem neuen Tab ausgeführt)
Druckaufträge können nur von der Person abgeholt werden, die den Auftrag gesendet hat. Aber: Sie können natürlich die Dokumente, die ausgedruckt werden sollen, über Netzwerkspeicherdienst "Sync&Share" teilen. Dann kann eine andere Person den Druckauftrag absenden und die Ausdrucke abholen. Infos zur Nutzung des Sync&Share-Dienstes finden Sie in unserer Dokumentation Sync&Share.
Für die separaten Bürodrucker gilt folgende Regelung: Diese können noch bis nach dem Sommersemester 2023 betrieben werden. Aber es werden keine Verbrauchsmaterialien mehr nachbestellt, für defekte Geräte wird es keinen Service mehr geben.
Sollten Sie Ihren Bürodrucker schon vor dem Ende des Sommersemesters 2023 nicht mehr benötigen, kontaktieren Sie uns einfach über die unten angegebenen Daten und wir holen das Gerät zeitnah ab. Nach dem Sommersemester 2023 werden die verbliebenen Geräte nach und nach abgebaut.
Hier wird Ihnen geholfen
Das Druckmanagement-System ist ein Service des S(kim), damit sind wir Ihr Ansprechpartner in allen Fragen zum Thema Druckmanagement. Allerdings werden wir unterstützt von zahlreichen Personen vor Ort, die beispielsweise die Tonerkartuschen ersetzen. Sollten Sie sich nicht sicher sein, wer sich um Ihren Drucker kümmert, ist Ihre Anfrage bei uns in jedem Fall gut aufgehoben.
Kontakt
Telefon: +49 5261 702 2222
E-Mail: support(at)th-owl.de