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Druckmanagement

Das S(kim) bietet ein Druckmanagement-System an, das den Nutzenden viele Vorteile gegenüber anderen Druck-Lösungen bietet. Die Funktionsweise grob skizziert: Druckaufträge werden nicht an verschiedene Drucker, sondern an das Druckmanagement gesendet. Erst durch das Vorhalten der CampusCard (KISOWL) an einem Multifunktionsgerät wird der Auftrag dann an diesem Gerät ausgeführt. Natürlich bietet das Druckmanagement zusätzlich Scan- und Kopierfunktionen.
Die Vorteile des neuen Systems:

  • Keine herrenlose Papierstapel  im Druckerraum
  • Der Druckdienst ist damit DSGVO und informationssicherheitskonform
  • Kein Warten auf Druckaufträge von Kolleginnen oder Kollegen, die aufgrund einer falschen Einstellung den Drucker blockieren
  • Verschiedene Drucker an verschiedenen Standorten können genutzt werden
  • Verschiedene Möglichkeiten des Sendens der Aufträge an die Drucker (direkt per Treiber, per E-Mail, per App)
  • Komfortable Funktionen wie das Scannen mit der Ausgabe an das persönliche Netzlaufwerk oder per E-Mail
  • Anzahl an Arbeitsplatzdruckern kann minimiert werden
  • Druckkosten werden gesenkt

Das Druckmanagement-System wird zunächst in der Verwaltung der TH OWL ausgerollt, weitere Bereiche werden folgen. Wir informieren die Nutzenden der enstprechenden Bereiche frühzeitig, ehe eine Umstellung erfolgt.

Diese Dokumentation ist keine Bedienungsanleitung der Multifunktionsgeräte, da diese durch die Hilfestellungen auf den Displays intuitiv bedienbar sind. Diese Dokumentation erklärt vielmehr die Möglichkeiten, die sich für die Nutzenden im Zusammenspiel des Druckmanagement-Systems mit den Geräten ergeben.

Wichtig: Die CampusCard (KISOWL) spielt eine zentrale Rolle im Druckmanagent-System. Wie Sie an Ihre Karte kommen können, lesen Sie in unserer Dokumentation: CampusCard (KISOWL) Anleitungen.

Lesen Sie in den folgenden Abschnitten wie Sie Dokumente senden, drucken oder scannen können:

Die Multifunktionsgeräte

Die Multifunktionsgeräte erkennen, wenn sich eine Person nähert und fahren dann automatisch hoch. Das spart wertvolle Zeit, die Nutzenden müssen nicht warten. Nach dem Vorhalten der CampusCard (KISOWL) öffnet sich auf dem Touchdisplay ein Menü.

Das Menü: Auf der Startseite haben wir die Dienste abgelegt, die von den Nutzern am meisten genutzt werden. Zusätzlich können Sie für die Funktionen "Scannen" und "Kopieren" in ein Untermenü wechseln, in dem Ihnen weitere Optionen angeboten werden.

Hinweis: Bitte melden Sie sich nach Benutzen des Gerätes durch einen Druck auf das Schloß-Symbol auf dem Display ab. Es erfolgt zwar zusätzlich eine automatische Abmeldung, diese wird aber erst nach 30 Sekunden aktiv.

Drucken

Sie können Ihre Druckaufträge auf verschiedenen Wegen an das Druckmanagement-System senden.

Drucken: Dies ist wahrscheinlich die Methode, die Sie bislang genutzt haben. Sie öffnen ein Dokument in einer Anwendung und klicken dann auf "Drucken". Im folgenden Menü konnten Sie bislang einige Parameter festlegen (Exemplare, Ausrichtung, Farbigkeit) und einen Drucker auswählen. Das Auswählen des Druckers entfällt bei vom S(kim) gemanagten Rechnern, hier ist der Druckertreiber "Printing TH OWL" voreingestellt. Damit wird das Dokument an das Druckmanagement-System übergeben.

Per E-Mail:  Sie senden eine E-Mail mit dem zu druckenden Dokument von Ihrer Hochschul-E-Mail-Adresse an printing@th-owl.de. So wird das Dokument an das Druckmanagement übergeben. Bitte beachten Sie, dass bei dieser Methode nicht alle Dokumententypen unterstützt werden.

  • Kompatible Dateiformate: pdf, bmp, jfif, jpe, jpeg, jpg, mime, myqurl, png, tif, tiff, txt, urf
  • Beispiele für inkompatible Dateiformate: doc, docx, xls, ppt

Nutzung der MyQ-App: Gerade auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets bietet sich die Einbindung des Druck-Managements per App an, da diese noch weitere zusätzliche Möglichkeiten bietet. Diese Dokumentation wird noch um einen Bereich ergänzt, der die Einrichtung und Möglichkeiten der MyQ-App erklärt.

Gut zu wissen: Unabgeholte Druckaufträge, die Sie an das Druckmanagement-System übertragen haben, werden aus Datenschutzgründen nach acht Stunden gelöscht.

Scannen

Das Druckmanagement-System bietet verschiedene Scan-Methoden an. Auch diese können Sie nur nutzen, nachdem Sie sich an einem Multifunktionsgerät mit Ihrer CampusCard (KIS OWL) angemeldet haben. Voreingestellt sind folgende Scan-Parameter:

  • Auflösung: 200 DPI, Farbe, Texterkennung (OCR), Doppelseiten-Scan, Leer-Seiten-Erkennung

Diese Parameter können Sie ändern. Wechseln Sie dazu innerhalb des Scan-Menüs (Scan - weitere Optionen) zu den erweiterten Einträgen Ihrer gewünschten Scan-Methode.

Kopieren

Auf der Startseite des Touchdisplays wird Ihnen die Option "Kopie schwarz weiß" angezeigt. Mit einem Druck auf diese Taste wird jedes eingelegte Dokument einmal in schwarz-weiß kopiert. Für weitergehende Kopier-Funktionen lesen Sie die weiteren Abschnitte.

Hinweise zum Datenschutz und zur Informationssicherheit

Allgemeines

Die Umsetzung des Datenschutzes, der Informationssichherheitund der dazugehörigen Prozesse sind ein wichtiges Ziel und wurden während der Einführung des Druckmanagement-Systems konsequent umgesetzt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten sind mit der Datenschutzbeauftragten (DSB) und dem Informationssicherheitsbeauftragten (ISB) abgestimmt. Druckvolumen einzelner Organisationseinheiten können zu Abrechnungszwecken ohne personenbezogene Daten ausgewertet werden.

    Umgesetzte Anforderungen
    • Ausschließlich berechtigte Personen erhalten Zugriff auf schützenswerte Daten
    • Damit gedruckte Dokumente nicht von unautorisierten Personen eingesehen werden können, beginnt der Ausdruck erst wenn eine autorisierte Person freigibt und überwacht
    • Die Kommunikation zwischen dem Server und den Geräten ist verschlüsselt
    • Die Druck- und Scanaufträge werden durchgehend verschlüsselt verarbeitet
    • Nach dem erfolgreichen Ausdruck wird der Druckauftrag gelöscht
    • Nicht gedruckte und  eingescannte Dokumente werden nach acht Stunden auf den Multifunktionsgeräten gelöscht.
    • Das Senden eines eingescannten Dokuments ist auf hochschulinterne E-Mail-Adressen beschränkt.
    • Der Zugriff ist auf die Administratoren des Druckmanagements beschränkt
    • Der Zugriff für das Flottenmanagment (Abrechnung und Service) von externen Dienstleistern erfolgt nur unter Aufsicht
    • Das System wird auf Servern des S(kim) betrieben, es werden keine Daten in der Cloud gespeichert
    • Eine Auswertung von Daten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist ausgeschlossen

    FAQ

    Nachbestellung von Verbrauchsmaterial

    Die Multifunktionsgeräte setzen bei einem Unterschreiten eines gewissen Füllstandes automatisch eine Bestellung ab, sie müssen als Nutzer also nicht aktiv werden. Ein Ersetzen des Toners bevor dieser Füllstand unterschritten ist, ist nicht möglich.

    Weitere Funktionen des Multifunktionsgerätes

    Der Hersteller hat eine ausführliche Anleitung zu den zahlreichen Funktionen des Multifunktionsgerätes bereitsgestellt. Das Handbuch zum Donwolad finden Sie hier: Benutzerhandbuch der Multifunktionsgeräte (Download wird in einem neuen Tab ausgeführt)

    Stellvertreter-Regelungen

    Druckaufträge können nur von der Person abgeholt werden, die den Auftrag gesendet hat. Aber: Sie können natürlich die Dokumente, die ausgedruckt werden sollen, über Netzwerkspeicherdienst "Sync&Share" teilen. Dann kann eine andere Person den Druckauftrag absenden und die Ausdrucke abholen. Infos zur Nutzung des Sync&Share-Dienstes finden Sie in unserer Dokumentation Sync&Share.

    Umgang mit den Bürodruckern

    Sollten sie Ihren Bürodrucker nicht mehr benötigen können Sie uns über die unten angegebenen Kontaktadressen unter Angaben des Standorts (Standort, Gebäude, Raumnummer) benachrichtigen. Wir holen das Gerät dann ab. Spätestens zum Ende des Sommersemester 2023 werden wir die Bürodrucker abholen.

    Dokumentationspunkte im Aufbau

    Diese Dokumentation befindet sich im Aufbau und wird noch um folgende Punkte ergänzt:

    • Einrichtung des Druckmanagements auf Geräten, die nicht vom S(kim) gemanagt werden
    • Einrichtung und Nutzung der MyQ-App
    • Das Webportal des Druckmanagement-Systems

    Hier wird Ihnen geholfen

    Das Druckmanagement-System ist ein Service des S(kim), damit sind wir Ihr Ansprechpartner in allen Fragen zum Thema Druckmanagement. Allerdings werden wir unterstützt von zahlreichen Personen vor Ort, die beispielsweise die Tonerkartuschen ersetzen. Sollten Sie sich nicht sicher sein, wer sich um Ihren Drucker kümmert, ist Ihre Anfrage bei uns in jedem Fall gut aufgehoben.

    Kontakt

    Telefon: +49 5261 702 2222
    E-Mail: support(at)th-owl.de