E-Mail-Konto

Allgemeines

An der TH OWL gibt es zwei grundlegende Muster für den Aufbau der Hochschulmailadresse. Diese Standards können in speziellen Situationen, beispielsweise bei Doppelnamen, abweichen.

• Standard Studierende: vorname.nachname@stud.th-owl.de
• Standard Mitarbeitende: vorname.nachname@th-owl.de

Falls Sie nicht wissen, wie Ihre E-Mail-Adresse lautet, wenden Sie sich bitte an den S(kim)-Servicepoint.

Protokolle und Verschlüsselung

Protokolle: Die TH-OWL bietet zur Nutzung des E-Mail-Dienstes mehrere Protokolle in verschiedenen Variationen an.

Vergleich MAPI (Messaging Application Programming Interface) und IMAP (Internet Message Access Protokoll).

• MAPI - MAPI ist die zentrale Schnittstelle des Microsoft Exchange Servers und wird auch von Microsoft Outlook unterstützt.
• IMAP - Das Internet Message Access Protocol ist ein Netzwerkprotokoll, das ein Netzwerkdateisystem für E-Mails bereitstellt.

Verschlüsselung: Die Verschlüsselung der Mails übernimmt der SSL (Secure Sockets Layer). Sobald sie die Nachrichten über die verschlüsselten Ports via SSL versenden, ist es für Potentielle Angreifer nicht möglich Ihre Nachrichten mitzulesen. Unverschlüsselt werden die Nachrichten in Klartext übertragen und Angreifer hätten leichtes Spiel. Falls Ihr Mail-Client SSL unterstützt, empfehlen wir Ihnen diese Option zu verwenden.

Nachfolgend werden alle Standardports sowie die verschlüsselten Ports aufgelistet:

• Mailabruf:
• IMAP Port: 993 (verschlüsselt)
• Mailversand:
• SMTP Port: 587 (mit Authentifizierung)​

Wechselwirkungen mit Ilias

Der ILIAS-eCampus, die Lernplattform der Technischen Hochschule OWL, verfügt über ein eigenes Mailsystem, um die Kontaktaufnahme zwischen Lehrenden und Studierenden, sowie Studierenden untereinander von der Lernplattform aus möglich zu machen. Dieses System ist so eingerichtet, dass vom eCampus aus verschickte Emails automatisch in den Posteingang der Hochschul-E-Mailadresse (max.mustermann@stud.th-owl.de) weitergeleitet werden.
 
Das Mailsystem im ILIAS eCampus und das Hochschul-E-Mailsystem (Webmail) sind jedoch unterschiedliche Systeme. Sie erhalten E-Mails die aus dem eCampus heraus geschrieben werden über Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse, nicht aber Emails, die an Ihre Hochschul-Email-Adresse geschrieben werden in Ihrem Posteingang auf der Lernplattform.
 
Sie kennen dieses Prinzip aus Ihrem Umgang mit sozialen Netzwerken. Sie erhalten zwar Statusupdates aus den Netzweken im Posteingang Ihrer privaten Email-Adresse, können aber nicht im sozialen Netzwerk die E-Mails lesen, die an Ihre E-Mail-Adresse geschickt werden.

Allgemein

Für die E-Mail-Adressen, die Sie nutzen, können Sie eine oder mehrere Signaturen anlegen, die automatisch an Ihre E-Mails angefügt werden. Inhalte dieser Signatur sollten Ihre Kontaktmöglichkeiten sein (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ggf. Postanschrift oder Webauftritt). Zusätzlich können Sie textlich oder per Bild Botschaften übermitteln, beispielsweise per Banner auf anstehende Veranstaltungen aufmerksam machen.

Es kann durchaus sinnvoll sein, dass Sie mit mehreren Signaturen arbeiten. Beispielsweise wenn Sie als Mitarbeitende(r) mehreren Teams angehören oder wenn Sie als Studierender unterschiedliche Signaturen für die Kommunikation mit Mitstudierenden oder anderen Personen nutzen möchten. Beachten Sie bitte, dass einem E-Mail-Account in der Regel nur eine Standard-Signatur zugeordnet werden kann. Entscheiden Sie sich hier für die von Ihnen häufiger benutzte Variante und wählen Sie die andere ggf. händisch aus.

Gut zu wissen: Sie können in Ihrer Signatur bereits eine Abschiedsfloskel hinterlegen (Mit freundlichen Grüßen o.ä.). Dies birgt allerdings auch Fehler-Potential. Zum einen kommt es so immer wieder vor, dass E-Mails doppelt signiert werden. Zum anderen ist die standardisierte Abschiedsfloskel vielleicht nicht immer dem Anlass angemessen: "Hiermit melde ich mich von der Klausur ab, weil meine Oma gestorben ist. Mit sonnigen Grüßen..."

Wie Sie Signaturen in Microsoft Outlook anlegen können, lesen Sie im Abschnitt: Einrichtung in Outlook. Mitarbeitende der TH OWL können direkt zum Abschnitt "Vorgaben für Mitarbeitende" springen.

Einrichtung in Outlook

Mitarbeitenden der TH OWL empfehlen wir die Anleitung und Vorlage des Dezenernates für Marketing & Kommunikation zu nutzen. Sie können direkt in den Abschnitt "Vorgaben für Mitarbeitende" springen.

Alle anderen können wir folgt vorgehen:

1. Starten Sie Microsoft Outlook und rufen Sie unter dem Menüpunkt "Datei" den Eintrag "Optionen" aus. Diesen finden Sie unten vertikalen blauen Menübalken.
2. Gehen Sie auf den Eintrag "E-Mail" und klicken Sie dann auf den Eintrag "Signaturen" (i.d.R. dritter Menüpunkt von oben).
3. Klicken Sie im nächsten Menü auf "Neu" und vergeben Sie einen Namen für die Signatur (bspw. Standard)
4. Nun können Sie im Feld "Menü bearbeiten" die Inhalte der Signatur einfügen, anschließend klicken Sie auf "Speichern".

Standard-Signatur festlegen:

1. Wählen Sie im Bereich "Standardsignatur auswählen" das E-Mail-Konto aus, für das Sie den Standard festlegen möchten.
2. Wählen Sie sowohl für "Neue Nachrichten" also auch für "Antworten/Weiterleitungen" die Standard-Signaturen aus. In dem Dropdown-Menü sind die die Signaturen hinterlegt, die Sie zuvor angelegt haben.

Gut zu wissen: Bitte beginnen Sie eine Signatur immer mit zwei Bindestrichen. Einige E-Mail-Clients interpretieren diese Bindestriche als Anfang einer Signatur und entfernen diese automatisch, wenn innerhalb eines E-Mail-Verkehrs die Antwort-Funktion genutzt wird. Dies dient der besseren Übersicht des Mail-Verkehrs.

Vorgaben für Mitarbeitende

Für Mitarbeitende der TH OWL hat das Dezernat für Marketing & Kommunikation eine Standard-Signatur erarbeitet, die im Hochschul-Umfeld genutzt werden sollte. Wie diese aussehen sollte und wie Sie diese in Ihrem Outlook-Client hinterlegen, können Sie im Intranet nachlesen. Das Aufrufen der Seite ist nur aus dem Hochschulnetz möglich.

Link zum Info-Bereich des Dez. V zur E-Mail-Signatur

Gut zu wissen: Auch wenn Ihnen die zwei Bindestriche am Anfang der Signatur-Vorlage optisch nicht gefallen, entfernen Sie diese bitte nicht. Einige E-Mail-Clients interpretieren diese Bindestriche als Anfang einer Signatur und entfernen diese automatisch, wenn innerhalb eines E-Mail-Verkehrs die Antwort-Funktion genutzt wird. Dies dient der besseren Übersicht des Mail-Verkehrs.

Allgemeines

Die Darstellung des Kalenders und die Funktionen können je nach Endgerät und Client variieren. Im Folgenden erklären wir die Kalenderfunktionen anhand der browserbasierten Webmail-Oberfläche, da diese alle Hochschulmitgliedern zur Verfügung steht. Sie erreichen diese Oberfläche, wenn Sie in Ihrem Browser die Seite https://webmail.th-owl.de aufrufen.

Zunächst erhalten Sie die Ansicht Ihres E-Mail-Kontos. Um in die Kalenderansicht zu gelangen, müssen Sie je nach Endgerät und Browser einfach direkt auf den Eintrag "Kalender" am Fuß der Seite klicken oder diese über das Anwendungsmenü (9 weiße Punkte zum Quadrat angeordnet) auswählen.

Gut zu wissen: In dieser Anleitung stellen wir Ihnen nur die Grundfunktionen des Kalenders vor. Vor allen Dingen für Mitarbeitende der TH, denen Microsoft Outlook zur Verfügung gestellt wird, lohnt sich eine tiefergehende Schulung. Weitere Infos erhalten Sie dazu auf der Schulungsseite des S(kim): Schulungs-Webseite

Kalender hinzufügen

Je nach Status (Mitarbeitende bestimmter Organisationseinheiten, Studierende) haben Sie die Berechtigungen verschiedene Kalender einzusehen. Nicht alle Kalender, für die Sie Berechtigungen haben, sind von Beginn an sichtbar. Allgemeine Kalender müssen Ihrer Ansicht erst hinzugefügt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Wählen Sie "Kalender hinzufügen" und "Aus dem Verzeichnis"
• Beginnen Sie den Namen des Kalenders einzugeben und klicken Sie gegebenenfalls auf die Lupe, um das Hochschulverzeichnis zu durchsuchen
• Klicken Sie auf den gewünschten Kalender und dann auf "Öffnen"

Sollte der Kalender für Sie freigegeben sein, wird der Kalender nun Ihrer Ansicht hinzugefügt. Sollten Sie keine Berechtigungen zum Ansehen des Kalenders haben, bekommen Sie eine Fehlermeldung. Mehr dazu lesen Sie im nächsten Reiter.

Kalender freigeben

Damit Kolleginnen oder Kollegen oder Mitstudierende in Ihren Kalender schauen können, können Sie diesen für bestimmte Personen oder Verteilgeruppen freigeben. Dazu gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten.

• Freigabe mit Benachrichtigung vergeben: Wenn Sie möchten, dass eine Person eine Nachricht über Ihre Kalenderfreigabe erhält, machen Sie in der linken Spalte der Webmail-Anwendung einen Rechsklick auf Ihren persönlichen Kalender und wählen Sie “Freigabeberechtigungen” aus. Im folgende Dialogfeld tragen Sie dann eine E-Mail-Adresse ein und senden die Freigabe ab. Die Art und Weise der Freigabe (Schreibrechte, Leserechte, etc.) können Sie mit einem weiteren Rechtsklick auf Ihren Kalender und einem Klick auf “Berechtigungen” steuern.
  • Nutzende des Outlook-Clients gehen wie folgt vor: Machen Sie einen Rechtsklick auf Ihren persönlichen Kalender und wählen Sie  “Freigeben” und dann “Kalender freigeben”. Aus dem Adressbuch können Sie dann Personen oder Gruppen heraussuchen und Berechtigungen (siehe unten) verteilen.
• Freigabe ohne Benachrichtigung vergeben: Wenn Sie möchten, dass eine Person oder Gruppe keine Benachrichtigung über Ihre Kalenderfreigabe erhält, machen Sie einen Rechtsklick auf Ihren persönlichen Kalender und wählen Sie dann “Berechtigungen” aus. Hier sehen Sie eine Liste der bestehenden Freigaben, mit einem Klick auf hinzufügen, können Sie Personen oder Gruppen aus Ihrem Adressbuch hinzufügen und verschiedene Berechtigungen (siehe unten) vergeben.
  • Nutzende des Outlook-Clients gehen wie folgt vor: Machen Sie einen Rechtsklick auf Ihren persönlichen Kalender und wählen Sie  “Eigenschaften” und dann “Berechtigungen”. Mit einem Klick auf “Hinzufügen” können Sie Personen aus dem Adressbuch hinzufügen und anschließend die Berechtigungen konfigurieren.

Welche Freigabe-Methode nutze ich wann? Die Freigabe ohne Benachrichtigung empfiehlt sich vor allen Dingen für die Freigabe für Verteilergruppen. Wenn anderen Personen, beispielsweise neue Kolleginnen und Kollegen, dieser Verteilergruppe hinzugefügt werden, müssen Sie die Berechtigungen nicht noch einmal separat vergeben. 

Folgende Berechtigungen können vergeben werden:

• Nur Verfügbarkeit: Die Person kann in Ihren Kalender schauen und sieht, wann Sie Termine haben. Weder Titel der Termine noch Details werden angezeigt.
• Eingeschränkte Details: Die Person kann in Ihren Kalender schauen uns sieht die Titel Ihrer Termine. Die Detailansicht durch einen Klick auf den Termin ist nicht gestattet.
• Alle Details: Die Person kann in Ihren Kalender schauen und sich Details zu den Terminen anzeigen lassen.
• Bearbeiter: Die Person kann Änderungen an Ihrem Kalender vornehmen, beispielsweise Termine anlegen.
• Stellvertreter: Die Person hat die Berechtigungen eines Bearbeitenden und kann zusätzlich in Ihrem Namen Termine zu- oder absagen.

Termine erstellen

Sie können einen Termin erstellen, in dem Sie auf eine freie Fläche in der Kalenderansicht klicken. So öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie die Parameter des Termins festlegen können. Folgende Grund-Daten können und sollten Sie dabei eintragen:

• Titel
• Ort oder Raum
• Start- und Endzeitpunkt

Diese Daten dienen der Information der Teilnehmenden. Eine Raumbuchung ist durch das Fenster "Ort oder Raum" nicht möglich. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Teilnehmende hinzufügen: Wenn Sie andere Personen zu Ihrem Termin einladen möchten, klicken Sie auf den Bereich "Personen" oder "Teilnehmer". Wenn Sie anfangen den Namen einer Person zu tippen, die Sie einladen möchten, werden Ihnen aus dem Hochschulverzeichnis bereits Vorschläge angeboten, die Sie per Klick annehmen können.

Notizen hinzufügen: In einem Textfeld können Sie Notizen einfügen, die auch die von Ihnen eingeladenen Personen erhalten mit der Terminanfrage erhalten.

Wiederholen: Unter dem Menüpunkt können Sie Wiederholungen Ihres Termins definiern. Ein Tägliches Meeting müssen Sie als nicht für jeden Tag einzeln einrichten, Sie geben hier einfach an, dass der Termin täglich wiederholt werden soll. Zusätzlich müssen Sie dann angeben, für wie lange dieses Meeting täglich angesetzt werden soll. Beispielsweise bis Ende des Monats oder des Jahres.

Weitere Optionen: Je nach Browser und Engerät werden Ihnen noch weitere Optionen zur Erinnerung an den angelegten Termin angeboten. Diese sind selbsterklärend.

Zum Schluss: Drücken Sie auf "Speichern" oder "Senden" und die Einladung zu dem von Ihnen angesetzten Treffen wird  per E-Mail an die anderen Teilnehmenden gesendet. Die anderen Teilnehmenden haben dann mehrere Optionen:

• Termin zusagen: Der Termin wird in den Kalender des Adressaten eingetragen
• Mit Vorbehalt: Der Termin wird nur unter Vorbehalt eingteragen, der Veranstalter erhält eine entsprechende Nachricht
• Termin ablehnen: Der Termin wird nicht in den Kalender des Adressaten eingetragen, als Veranstalter erhalten Sie eine entsprechende Nachricht
• Andere Zeit vorschlagen: Der Adressat schlägt dem Veranstalter eine andere Zeit vor, die dieser wiederum annehmen oder ablehnen kann

Buchen von Räumen/Fahrzeugen

Raum- oder Fahrzeugbuchungen erfolgen in der TH OWL nicht über die Angabe eines Veranstaltungsortes in dem Informationsbereich eines Termins. Diese Buchungen erfolgen über das Hinzufügen von Räumen, bzw. Fahrzeugen in der Teilnehmendenliste.

Fügen Sie einen Raum erstmalig hinzu, müssen Sie den Raumnamen eintippen, bzw. aus dem Verzeichnis heraussuchen. Bei weiteren Buchungen werden Ihnen die zuletzt hinzugefügten Räume oder Personen bereits vorgeschlagen.

Nachdem Sie die optionalen Felder (Titel und Ort) und die erforderlichen Felder (Zeit und Raumname als Teilnehmer) ausgefüllt haben, drücken Sie auf "Senden". Je nach Einstellung des Raum-Betreibers erhalten Sie entweder umgehend oder später eine Zusage oder Absage. Bitte beachten Sie, dass für verschiedene Räume verschiedene Buchungsregeln hinterlegt sein können. Hier wird beispielsweise geregelt, wie lang eine Buchung höchstens dauern darf oder wie weit die Buchung in der Zukunft liegen kann. Infos hierzu können die Betreiber der Räume geben.

Allgemein

Sie können Ihren Kalender, den Sie beispielsweise über Microsoft Outlook oder über das browserbasierte Webmail (OWA) verwalten, mit Ihrem Webex-Kalender synchronisieren. So werden Termine, die Sie in Outlook anlegen auch in Ihrem Webex-Kalender angezeigt. Unabhängig davon, ob der Termin als Videokonferenz stattfindet oder nicht.

Diese Synchronisierung funktioniert natürlich in beide Richtungen: Per Webex angelegte Termine werden Ihnen auch in Outlook angezeigt.

Aktivierung

Um die Synchrosnierung initial zu starten, muss sie zunächst im Benutzerportal (IDM) aktiviert werden. Diesen Schritt können wir Ihnen nicht abnehmen, da Sie zur Aktivierung den Datenschutzvereinbarung zustimmen müssen.

So aktivieren Sie die Synchronisierung:

1. Loggen Sie sich im Benutzerportal IDM mit Benutzerkennung, Passwort und dem Sicherheitscode der Zwei-Faktor-Authentifizierung ein
2. Klicken Sie unter dem Reiter "Anwendungen" auf den Button "Webex-Kalendersynchronisation"
3.  Stimmen Sie per Checkbox der Datenschutzvereinbarung zu und schließen Sie den Vorgang mit "Senden" ab

Natürlich müssen Sie der Datenschutzvereinbarung nicht zustimmen, dann allerdings können Sie die Synchroniserung nicht nutzen.

Hinweis: Die erste Synchronisierung nimmt ein wenig Zeit in Anspruch. Wundern Sie sich also nicht, wenn nicht sofort alle Termine zu sehen sind. In einigen Fällen kann die Synchronisierung bis zu 30 Minuten dauern, starten Sie ggf. Webex einmal neu.

Hier geht es direkt zum IDM:

• Link zum Benutzerportal (IDM)

Praktische Features

Die Synchronsierung zwischen Webex und Outlook bringt noch weitere praktische Features mit sich. Beim Anlegen eines Termins in Outlook können Sie die in der Tabelle angegebenen Begriffe in die Zeile "Ort" einfügen, um die dahinterstehenden Funktionen zu nutzen.

Hinweis: Um einen Termin, den Sie in Outlook anlegen mit einer Videokonferenz zu verknüpfen, steht Ihnen nicht nur dieser hier aufgezeigt Weg zur Verfügung. Alternativ dazu können Sie auch weiterhin das Zusatztool "Scheduler" nutzen. Weitere Infos dazu finden Sie in unserer Anleitung: S(kim)-Dokumentation Cisco Webex