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E-Mail-Konto

Die Hochschul-E-Mailadresse wird von S(kim), das als Dienstleister für die Hochschule tätig ist, bereitgestellt und administriert. Neben dem Mailverkehr können über MS Exchange weitere Services wie Kalender, Notizen oder Aufgaben auf verschiedenen Endgeräten mit verschiedenen Clients synchronisiert werden.


Appell: Bitte nutzen Sie für Studienangelegenheiten ausschließlich diese Adresse! Die E-Mail-Adresse ist Bestandteil des Benutzerzugangs.

Ihr persönliches Konto

Allgemeines

An der TH OWL gibt es zwei grundlegende Muster für den Aufbau der Hochschulmailadresse. Diese Standards können in speziellen Situationen, beispielsweise bei Doppelnamen, abweichen.

  • Standard Studierende: vorname.nachname@stud.th-owl.de
  • Standard Mitarbeitende: vorname.nachname@th-owl.de

Falls Sie nicht wissen, wie Ihre E-Mail-Adresse lautet, wenden Sie sich bitte an den S(kim)-Servicepoint.

E-Mails automatisch signieren

Allgemein

Für die E-Mail-Adressen, die Sie nutzen, können Sie eine oder mehrere Signaturen anlegen, die automatisch an Ihre E-Mails angefügt werden. Inhalte dieser Signatur sollten Ihre Kontaktmöglichkeiten sein (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ggf. Postanschrift oder Webauftritt). Zusätzlich können Sie textlich oder per Bild Botschaften übermitteln, beispielsweise per Banner auf anstehende Veranstaltungen aufmerksam machen.

Es kann durchaus sinnvoll sein, dass Sie mit mehreren Signaturen arbeiten. Beispielsweise wenn Sie als Mitarbeitende(r) mehreren Teams angehören oder wenn Sie als Studierender unterschiedliche Signaturen für die Kommunikation mit Mitstudierenden oder anderen Personen nutzen möchten. Beachten Sie bitte, dass einem E-Mail-Account in der Regel nur eine Standard-Signatur zugeordnet werden kann. Entscheiden Sie sich hier für die von Ihnen häufiger benutzte Variante und wählen Sie die andere ggf. händisch aus.

Gut zu wissen: Sie können in Ihrer Signatur bereits eine Abschiedsfloskel hinterlegen (Mit freundlichen Grüßen o.ä.). Dies birgt allerdings auch Fehler-Potential. Zum einen kommt es so immer wieder vor, dass E-Mails doppelt signiert werden. Zum anderen ist die standardisierte Abschiedsfloskel vielleicht nicht immer dem Anlass angemessen: "Hiermit melde ich mich von der Klausur ab, weil meine Oma gestorben ist. Mit sonnigen Grüßen..."

Wie Sie Signaturen in Microsoft Outlook anlegen können, lesen Sie im Abschnitt: Einrichtung in Outlook. Mitarbeitende der TH OWL können direkt zum Abschnitt "Vorgaben für Mitarbeitende" springen.

Kalenderfunktion

Allgemeines

Die Darstellung des Kalenders und die Funktionen können je nach Endgerät und Client variieren. Im Folgenden erklären wir die Kalenderfunktionen anhand der browserbasierten Webmail-Oberfläche, da diese alle Hochschulmitgliedern zur Verfügung steht. Sie erreichen diese Oberfläche, wenn Sie in Ihrem Browser die Seite https://webmail.th-owl.de aufrufen.

Zunächst erhalten Sie die Ansicht Ihres E-Mail-Kontos. Um in die Kalenderansicht zu gelangen, müssen Sie je nach Endgerät und Browser einfach direkt auf den Eintrag "Kalender" am Fuß der Seite klicken oder diese über das Anwendungsmenü (9 weiße Punkte zum Quadrat angeordnet) auswählen.

Gut zu wissen: In dieser Anleitung stellen wir Ihnen nur die Grundfunktionen des Kalenders vor. Vor allen Dingen für Mitarbeitende der TH, denen Microsoft Outlook zur Verfügung gestellt wird, lohnt sich eine tiefergehende Schulung. Weitere Infos erhalten Sie dazu auf der Schulungsseite des S(kim): Schulungs-Webseite

Kennzeichnen Sie Ihre Abwesenheiten

Exchange bietet die Möglichkeit, automatisierte Antworten für bestimmte Zeiten (beispielsweise Urlaube, Krankheiten, Abwesenheiten) zu erstellen.

Dazu gehen Sie im Outlook-Client wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf Datei und im Navigationsbereich in der Mitte des Bildschirms auf "Automatische Antworten"
  2. Setzen Sie den Punkt bei "Automatische Antworten senden" und legen Sie den Zeitraum fest
  3. Tragen Sie unten im Textfeld Ihre automatische Antwort ein. Hier ist es hilfreich, wenn Sie Infos zur Wiederreichbarkeit und zu eventuellen Vertretungs-Regelungen angeben.
  4. Kopieren Sie den Text aus dem Reiter "Innerhalb meiner Organisation" in den Reiter "Außerhalb meiner Organisation" und passen Sie diesen Text gegebenenfalls an.

Gut zu wissen: Diese automatisierte E-Mail wird nicht automatisch mit der Standard-Signatur versehen. Fügen Sie die gewünschte Signatur deswegen in Ihre Abwesenheitsnotiz ein.

Synchronisierung mit Webex

Allgemein

Sie können Ihren Kalender, den Sie beispielsweise über Microsoft Outlook oder über das browserbasierte Webmail (OWA) verwalten, mit Ihrem Webex-Kalender synchronisieren. So werden Termine, die Sie in Outlook anlegen auch in Ihrem Webex-Kalender angezeigt. Unabhängig davon, ob der Termin als Videokonferenz stattfindet oder nicht.

Diese Synchronisierung funktioniert natürlich in beide Richtungen: Per Webex angelegte Termine werden Ihnen auch in Outlook angezeigt.

Konfiguration der Zugänge

Sie haben verschiedene Möglichkeiten den Zugang zu Ihren E-Mails oder zu Ihrem Kalender zu konfigurieren. Vereinfacht gesprochen wird hierbei eine Verbindung von den Exchange-Servern der Hochschule zu einer Client-Software auf Ihrem Endgerät hergestellt. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Clients die gleichen Möglichkeiten bieten. So bietet die Client-Lösung "Microsoft Outlook" deutlich mehr Möglichkeiten als die "Mail"-App für Android-Geräte.

Hier finden Sie die entsprechenden Anleitungen.

Hinweis - Als Alternative zu den Anleitungen können Sie auch unsere Screencasts zur Einrichtung nutzen.

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