Hochschularchiv
Als eine der ersten Hochschulen für angewandte Wissenschaften in NRW baut die TH OWL ein eigenes Hochschularchiv auf. Damit dokumentieren wir im S(kim) nicht nur die Geschichte der Hochschule dauerhaft, sondern sind auch zentraler Ansprechpartner für alle Fragen zur Aufbewahrung von Unterlagen.
Das historische Archiv ist das "Gedächtnis" der Hochschule. Hier verwahren wir Unterlagen, die auch langfristig wertvolle Informationen über die Hochschule sowie ihre Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden enthalten. Davon profitieren nicht nur Forscherinnen und Forscher, sondern auch die Hochschule selbst und ihre Angehörigen:
- Zentrale Informationen über die Hochschule und die Fachbereiche bleiben langfristig verfügbar
- Das Material, wie zum Beispiel Fotos oder Plakate, kann zu Marketingzwecken genutzt werden
- Rechtsansprüche der Hochschule bleiben nachweisbar
- Verlorengegangene Dokumente ehemaliger Hochschulangehöriger können ersetzt werden, z.B. Abschlusszeugnisse oder Nachweise von Studienzeiten
- Durch die zentrale Zusammenführung und Erfassung sind die Unterlagen schnell auffindbar
Das Hochschularchiv identifiziert und übernimmt die archivwürdigen Unterlagen, erfasst sie in einer Datenbank, lagert sie fachgerecht ein und stellt sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zur Nutzung bereit.
Abgabe von Unterlagen an das Hochschularchiv
Wenn die Aktenschränke voll sind oder Aufbewahrungsfristen ablaufen, stellt sich häufig die Frage "Wohin mit den alten Akten?". Einige Unterlagen und Daten können Sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ohne weiteres vernichten.
Bei allen anderen wenden Sie sich auf jeden Fall vor einer Vernichtung oder Löschung an uns. Wir finden heraus, ob die Unterlagen archivwürdig sind.
Im Anhang der Aufbewahrungsordnung finden Sie neben den Aufbewahrungsfristen auch einen Vermerk, ob die Unterlagen angeboten werden müssen oder direkt vernichtet werden können.
Bei Unklarheiten und Fragen unterstützen wir Sie gerne.
Der Begriff "Unterlagen" umfasst nicht nur Akten und Schriftstücke, sondern beispielsweise auch:
- Publikationen von der Hochschule oder über die TH, z.B. Zeitschriften, Flugblätter und Broschüren
- Urkunden und Verträge
- Karten, Pläne und Plakate
- Fotos, Filme und Tonaufzeichnungen
- Abschlussarbeiten und Satzungen
- Verzeichnisbücher und Karteien
- nicht mehr benötigte Siegel und Stempel
Auch digitale Daten und Aufzeichnungen gehören im archivischen Sinn zu den Unterlagen, unabhängig davon wie sie gespeichert sind!
Wenn die Unterlagen keinen Aufbewahrungsfristen mehr unterliegen, entscheiden wir nach archivfachlichen Kriterien, ob wir sie dauerhaft archivieren. Für uns sind beispielsweise folgende Informationen interessant:
- Gremienprotokolle, die zentrale Entscheidungen und Entwicklungen der Hochschule oder eines Fachbereichs dokumentieren
- Dokumentationen zur Gründung der Hochschule, neuer Fachbereiche oder Studiengänge
- Informationen über wichtige Personen und Gebäude
- Berichte und Abbildungen von besonderen Ereignissen.
Als Archiv für die gesamte Technische Hochschule übernehmen wir Unterlagen von allen Organisationseinheiten, das sind die zentralen Organe, Verwaltungsstellen und Einrichtungen, die Fachbereiche und Institute sowie die Interessensvertretungen und Studierendengremien und -gruppen.
Auch als (ehemalige) Hochschulangehörige oder hochschulnahe Vereine können Sie dem Archiv Unterlagen anbieten. Diese Unterlagen stellen eine wichtige Ergänzung der eigenen Überlieferung der Hochschule dar.
Wenn Sie Unterlagen an das Hochschularchiv abgeben wollen, können Sie sich über die untenstehenden Kontaktdaten an das S(kim) wenden. Folgende Informationen helfen uns, Ihr Anliegen zu bearbeiten:
- Ihr Name oder Ihre Organisationseinheit, ggf. Ansprechpartner/in
- Kontaktdaten: E-Mail und Telefonnummer
- Inhalt und Umfang der anzubietenden Unterlagen (wenn möglich mit Liste)
Sind die Dokumente noch aufbewahrungspflichtig? Informationen dazu finden Sie in unserer Aufbewahrungsordnung, gerne prüfen wir dies gemeinsam mit Ihnen.
Wir setzen uns dann mit Ihnen in Verbindung, um die Übernahme zu organisieren und um weitere Fragen zu klären.
Archivgut und Zwischenarchivgut bewahren wir grundsätzlich in Räumen auf, zu denen nur berechtigte Personen Zugang haben. Dazu gehören in erster Linie die im Archiv Beschäftigten.
Die Nutzung und Einsicht in Archivgut richtet sich nach den rechtlichen Regelungen des Landesarchivgesetzes. Wenn Sie Unterlagen an das Zwischenarchiv abgeben, können Sie selbst über die Nutzung durch Dritte entscheiden.
Akteneinsicht und Nutzung von Archivgut
Ein Archiv zu betreiben ist kein Selbstzweck. Hier können Sie Unterlagen einsehen und Auskünfte erhalten, egal ob aus wissenschaftlichem, persönlichem oder genealogischem Interesse. Wenn Zeugnisse oder sonstige Bescheinigungen verloren gegangen sind, können wir Kopien ausstellen, soweit die Originale im Hochschularchiv liegen. Auch die Nutzung von beispielsweise Fotos für Veröffentlichungen ist möglich.
Da das Archiv sich im Aufbau befindet, können wir noch keinen umfangreichen Nutzungsservice anbieten. Insbesondere besteht bisher keine umfassende Recherchemöglichkeit. Ihre individuelle Anfrage beantworten wir jedoch so gut wie möglich. Kontaktieren Sie uns gerne!
Rechtsgrundlagen
Kontakt
S(kim) berät Sie gern rund um das Thema Hochschularchiv. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, um Ihre individuellen Fragen zu besprechen. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen.
Telefon: +49 5261 702 2222
E-Mail: support@th-owl.de