eCampus & E-Mail
Das Kommunikationssystem der Lernplattform eCampus (ILIAS) nutzt neben der internen Mailbox (Posteingang/-ausgang) zusätzlich die Weiterleitung an das hochschuleigene E-Mail-System. Auf diese Weise erhalten Mitarbeitende und Studierende Nachrichten aus der Lernplattform auch an ihre Hochschul-E-Mail-Adresse. Diese E-Mail-Adresse haben viele Nutzende über mobile Endgeräte (Smartphone, Tablet) angebunden, was zu einer schnellen Informationsverbreitung von Aktivitäten auf der Lernplattform (Änderungen, Kurs-/Gruppenaufnahmen, etc.) führt.
Im Folgenden stellen wir das Zusammenspiel zwischen der Lernplattform und dem E-Mail-System der Hochschule kurz vor. Ziel dabei ist es, die Kommunikation rund um das Thema „Lehre und Lernen“ unter Zuhilfenahme der Lernplattform eCampus (ILIAS) zu verstehen. Hierfür werden die zwei Nachrichtenformen Benutzer- und Systemnachricht der Lernplattform vorgestellt und darüber hinaus aufgezeigt, mit welcher E-Mail-Adresse die Lernplattform arbeitet und wie E-Mails aus der Lernplattform zur besseren Identifizierung gekennzeichnet werden.
- Benutzernachricht & Systemnachricht
- Die E-Mail-Adresse noreply.ecampus@th-owl.de
- Kennzeichnung von E-Mails aus der Lernplattform
- Eine Signatur für Systemnachrichten
- Eine persönliche Signatur für Benutzernachrichten
- Gut zu wissen: Kein Rückkanal
Grundlagen der Kommunikation
Benutzer der Lernplattform (Lehrende & Lernende) haben eine persönliche Mailbox, mit der sie mit anderen Nutzern der Lernplattform durch den Austausch von Nachrichten kommunizieren können. Auch aus Kursen und Gruppen heraus haben die dortigen Mitglieder die Möglichkeit, Kurs-/Gruppennachrichten allen oder ausgewählten Mitgliedern zuzustellen. So etwas geschieht beispielsweise am Ende einer Veranstaltung, um allen Teilnehmenden weitere Informationen an die Hand zu geben.
Wie bereits erwähnt, werden diese Nachrichten zusätzlich an das E-Mail-System der Hochschule weitergeleitet, sodass alle Teilnehmenden diese Nachricht auch als E-Mail erhalten. Im E-Mail-Client ist der Absender dieser Nachricht auf den ersten Blick die Person, die auch auf der Lernplattform die Nachricht versendet hat. Ein genauer Blick zeigt aber, dass die dahinterstehende E-Mail-Adresse noreply.ecampus@th-owl.de ist:
- Bsp.: „From: Anton Mustermann <noreply.ecampus@th-owl.de>"
Wird die E-Mail beantwortet, wird das ebenfalls vorhandene E-Mail-Header-Feld Reply-To verwendet, welches jetzt die korrekte Absenderadresse enthält:
- Bsp.: „Reply-To: Anton Mustermann anton.mustermann@th-owl.de“
Diese Unterscheidung zwischen Absender From und Antwort-an Reply-To garantiert, dass die Lernplattform der Hochschule Nachrichten immer mit einer gültigen Hochschul-E-Mail-Adresse versendet. Diese Konfiguration ist aus Gründen der Sicherheit notwendig und aktuell gängige E-Mail-Programme für MS Windows, Apple macOS/iOS/iPadOS und Google Android unterstützen diese Kombination aus den Header-Feldern From und Reply-To.
Antworten auf solche Lernplattform-Benutzernachrichten an den Absender werden also in den meisten Fällen korrekt aus dem E-Mail-Programm versendet. Dennoch führt diese Konfiguration gelegentlich zu den folgenden Fehlern und Missverständnissen:
- Autovervollständigung – Durch die E-Mail-Client-History merkt sich das E-Mail-Programm bereits verwendete Adressen und bietet diese bei der Erstellung einer E-Mail über die Autovervollständigung an. Wird also am obigen Beispiel versucht eine E-Mail an Anton Mustermann zu erstellen, bietet das Mail-Programm neben „Anton Mustermann <anton.mustermann@th-owl.de>" auch „Anton Mustermann <noreply.ecampus@th-owl.de>" an. Wird aus der Autovervollständigung also unachtsam der „falsche“ Eintrag gewählt, gelangt die Nachricht an die Adresse noreply.ecampus@th-owl.de.
- Nicht unterstützte E-Mail-Clients – Einige E-Mail-Clients unterstützen nicht das E-Mail-Header-Feld Reply-To. Dadurch wird bei einer Antwort auf eine E-Mail aus der Lernplattform das „falsche“ Header-Feld From verwendet und die E-Mail ebenfalls an die Adresse noreply.ecampus@th-owl.de zugfestellt.
Neben persönlichen Nachrichten oder Nachrichten an einen ganzen Kurs existieren auf der Lernplattform weitere Aktionen, die nicht zwangsläufig personengebunden sind. Dennoch werden solche Aktionen mit einer sogenannten Systemnachricht versehen, die ebenfalls an das E-Mail-System der Hochschule weitergeleitet wird. Solche Aktionen sind beispielsweise Kurs- und Gruppenaufnahmen oder auch das Entfernen von Mitgliedern aus einem Kurs oder einer Gruppe. Auch Änderungen in Weblogs oder in anderen Lehr-/Lernwerkzeugen werden mit solchen nicht personengebundenen Systemnachrichten kommuniziert. Bei diesen Systemnachrichten ist der Absender immer „From: eCampus TH OWL <noreply.ecampus@th-owl.de>". Auch bei diesen Systemnachrichten führt die aktuelle Konfiguration gelegentlich zu Fehlern und Missverständnissen:
- Eine Antwort auf eine Systemnachricht – Eine Antwort auf eine Systemnachricht wird an die Adresse noreply.ecampus@th-owl.de gesendet und erreicht nicht den zuständigen Ansprechpartner welcher die Systemnachricht veranlasst hat (Bsp.: Kursaufnahme, Neuer Blogeintrag, etc.).
- Abwesenheitsbenachrichtigung – Abwesenheitsbenachrichtigungen (Autoresponder) reagieren ebenfalls auf Systemnachrichten der Lernplattform.
Die Lernplattform verwendet für die Zustellung von Benutzer- und Systemnachrichten die Absender-E-Mail-Adresse noreply.ecampus@th-owl.de. Diese Adresse wird mit einer direkten Antwort an den Absender quittiert. Diese Noreply-Adresse taucht nur bei der Zustellung von E-Mails von der Lernplattform an das E-Mail-System der Hochschule auf.
- Lernplattform Benutzernachricht
From: „Anton Mustermann <noreply.ecampus@th-owl.de>"
Reply-To: „Anton Mustermann <anton.mustermann@th-owl.de>" - Lernplattform Systemnachricht
From: „eCampus TH OWL <noreply.ecampus@th-owl.de>"
Reply-To: „eCampus TH OWL <noreply.ecampus@th-owl.de>"
Auf diese Weise werden bekannte Stolperfallen mit einer Informations-E-Mail beantwortet.
Für eine bessere Erkennung von versendeten Benutzer- und Systemnachrichten aus der Lernplattform, erhalten diese ausgehenden E-Mails in der Betreffzeile (Subject) den vorangestellten Text "[eCampus TH OWL] ".
- Bsp.: [eCampus TH OWL] Aufnahme im Kurs Mathematik II
Auf diese Weise erhalten Sie eine schnelle Übersicht, von welchem System die Nachricht versendet wurde. Diese Kennzeichnung ist ein erster Schritt in der Differenzierung der unterschiedlichen Hochschulsysteme (Lernplattform, Prüfungsportal, etc.) in Richtung einer transparenten und barrierearmen Kommunikation von verschiedenen Ausgangssystemen mit dem Medium E-Mail.
Alle Systemnachrichten der Lernplattform erhalten zur Kontaktaufnahme für Probleme, Fragen und Anregungen die bereits im S(kim) etablierte funktionale Signatur am Ende der Systemnachricht mit den Kontaktmöglichkeiten E-Mail (support(at)th-owl.de) und Telefon (+49 5261 702 2222).
Auch Benutzernachrichten können mit individuellen Signaturen versehen werden. Also identisch zu Ihrer E-Mail-Signatur der Hochschule. Wie Sie das genau einstellen, finden Sie auf der Lernplattform unter Ihren persönlichen Einstellungen und dort auf der Karteikarte Mail-Einstellungen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in Kürze im eCampus-Schnellstart und Informationen zur korrekten Ausgestaltung Ihrer Hochschul-Signatur im Intranet der Hochschule.
Für das grundsätzliche Verständnis ist es wichtig, dass auch korrekt adressierte E-Mails aus der Lernplattform nicht wieder in die Lernplattform gelangen. Diese erreichen lediglich die Person, die diese Nachricht als Benutzernachricht aus der Lernplattform versendet hat. Es werden also alle Nachrichten aus der Lernplattform an das E-Mail-System der Hochschule weitergeleitet, Antworten aus dem E-Mail-System heraus werden nicht wieder in die Lernplattform versendet. Sie bleiben im E-Mail-System der Hochschule.