Zeigen Sie Ihren Status
In einem New-Work-Umfeld agieren viele Personen mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen an unterschiedlichen Orten. Führen Sie sich deswegen immer wieder vor Augen, dass Ihre engsten Kolleginnen und Kollegen Ihre Arbeitsgewohnheiten kennen. Personen, mit denen Sie nicht ständig im Austausch sind, vielleicht aber nicht. Teilen Sie deswegen Ihren Status (Erreichbarkeit, Arbeitsort, etc.) über die verschiedenen Kommunikationskanäle, um für Ihre Kolleginnen und Kollegen erreichbar zu bleiben.
Das Arbeiten im New-Work-Umfeld bedeutet übrigens nicht, dass Sie ständig erreichbar sein müssen. Wir zeigen Ihnen Möglichkeiten, sich ruhige Stunden einzurichten, in denen Sie sich konzentriert einer Aufgabe widmen können.
Für Terminabsprachen stehen Ihnen verschiedene Tools in der Hochschule zur Verfügung. Möchten Sie ad hoc eine Dreierkonfernz anberaumen oder einen regelmäßigen Austausch mit vielen Personen über einen langen Zeitraum planen? Die unterschiedlichen Tools haben hier unterschiedliche Stärken. Wir zeigen Ihnen diese auf und erklären zudem das Zusammenspiel der Tools.
In diesem Abschnitt finden Sie folgende Infos:
- Einordnung - Welches Tool kann was?
- Webex - Zeigen Sie, ob Sie aktuell erreichbar sind
- Outlook - Erleichtern Sie die Terminfindung
- Zusammenspiel - Webex und Outlook (Exchange)
Welches Tool kann was?
Sie können Ihre Verfügbarkeiten und Ihren Status auf verschiedene Art und Weise sichtbar machen. So ermöglichen Sie den Kolleginnen und Kollegen, die mit Ihnen in Kontakt treten möchten, eine einfache Terminabsprache oder Kontaktaufnahme, die für beide Seiten passend ist. Die beiden vorherrschenden Tools Outlook (per Exchange) und Webex haben dabei verschiedene Stärken:
Webex: Das Kommunikationstool Webex bietet sich an, um den eigenen Status oder die Verfügbarkeit für Kolleginnen und Kollegen ad hoc sichtbar zu machen. Webex zeigt auf einen Blick den aktuellen Status und die Verfügbarkeit einer Person an. Beispielsweise "In einem Meeting" oder "Beschäftigt bis 10:45 Uhr". Webex setzt darauf, dass Nutzende aktiv Ihren Status und Ihre Verfügbarkeit teilen, um die Kontaktaufnahme für andere zu erleichtern. Für eine längerfristige Terminplanung mit mehreren Personen ist Webex nur bedingt geeignet.
Outlook (über Exchange): Das Ansetzen von Terminen mit vielen Teilnehmenden, auch über einen längeren Zeitraum, ist die Stärke von Outlook. Damit Kolleginnen und Kollegen Ihnen passende Terminvorschläge unterbreiten, ist es hilfreich, wenn Sie die Einsicht in Ihren Kalender freigeben. Dabei haben Sie es in der Hand, wieviel Sie von sich Preis geben möchten: Wer darf in meinen Kalender schauen? Gebe ich Details zu meinen Terminen preis?
Wie Sie Ihren Kolleginnen die Terminabsprache und Kontaktaufnahme mit den beiden Tools erleichtern, erläutern wir in den nächsten beiden Abschnitten.
Webex - zeigen Sie, ob Sie aktuell erreichbar sind
In dem Kollabortaionstool Webex wird unterschieden zwischen dem Status und der Verfügbarkeit ) einer Person (siehe Grafik rechts). Über diese beiden Parameter können Sie anderen Hochschulmitgliedern
- Status: Über den Status können Sie etwas über sich mitteilen (bspw. Aufenthaltsort, Tätigkeit). Seien Sie sich hierbei aber bitte im Klaren darüber, dass jedes Hochschulmitglied mit einem Webex-Zugang Ihren Status einsehen kann.
- Verfügbarkeit: Über die Verfügbarkeit wird die Erreichbarkeit gesteuert. Teilweise können Sie die Verfügbarkeit frei vergeben, teilweise wird diese automatisch angezeigt (beispielsweise bei Teilnahme an einer Webex-Konferenz).
- Bitte respektieren Sie die eingestellten Verfügbarkeiten und Status. Wenn Ihnen beispielsweise in der Verfügbarkeit angezeigt wird, dass ein Mitarbeitender beschäftigt ist, könnten Sie diesen trotzdem per Webex telefonisch erreichen. Dennoch sollten Sie sich in einem solchen Fall die Frage stellen: Ist mein Anliegen nun wirklich derart wichtig, dass ich den Kollegen aus seiner Tätigkeit heraushole?
Details zu den verschiedenen Status und Verfügbarkeiten haben wir Ihnen in unserer Dokumentation zu Cisco Webex bereitsgestellt.
Outlook - Erleichtern Sie die Terminfindung
Allgemein
Outlook ist ein mächtiges Werkzeug zum Austausch von E-Mails und zum Erstellen und Bearbeiten von Terminen. Auch Outlook kann Informationen zu angeschriebenen/eingeladenen Personen ausliefern, allerdings ist hier ein wenig mehr Handarbeit der Nutzenden nötig.
Da Outlook häufig zur Planung längerfristiger Termine mit vielen Personen zum Einsatz kommt, sollten Mitarbeitende Ihre Terminkalender pflegen und nach Möglichkeit anderen zur Verfügung stellen. In den folgenden Abschnitten geben wir Ihnen Hinweise zur Kalenderfreigabe und zum Anlegen einer Abwesenheitsnotiz.
Unser Tipp: Tragen Sie auch regelmäßige Abwesenheiten innerhalb der Kernarbeitszeiten als Termin in Ihren Kalender ein. Sollten Sie beispielsweise in einem Teilzeitarbeitsverhältnis stehen und regelmäßig um 13 Uhr Feierabend machen wollen, kennzeichnen Sie dies in Ihrem Outlook-Terminkalender. Dies vereinfacht die Terminabsprache mit Ihnen und vermindert Überstunden.
* Wir wissen, dass wir in diesem Kontext sprachlich ungenau unterwegs sind, wenn wir fortwährend von Outlook sprechen. Outlook ist eigentlich nur ein Client, der Exchange-Daten anzeigt, während die Exchange-Server die Arbeit übernehmen. Trotzdem haben wir uns für diese Bezeichnung entschieden, da sie im Sprachgebrauch der Allgemeinheit verankert ist. Bitte beachten Sie aber, dass die Hinweise, die wir hier geben, so oder so ähnlich für alle Anwendungen gelten, die auf Exchange basieren.
Zusammenspiel von Webex und Outlook
Um die Arbeit mit Outlook und Webex zu erleichtern, wurden an der TH OWL zahlreiche Schnittstellen zwischen dem für Outlook zuständigen Exchange-Server und Webex eingeführt:
Planungstool für Webex-Termine in Outlook: Nutzende von Outlook können über das Add-In "Cisco Webex Funktion zum Ansetzen" den in Outlook angelegten Terminen Webex-Meetings hinzufügen. Weitere Infos dazu finden Sie in der unten verlinkten Dokumentation.
Kalendersynchronisierung: Nach Beantragung im Benutzerportal IDM werden die in Outlook gepflegten Exchange-Kalenderdaten mit den Webex-Kalenderdaten abgeglichen und ausgetauscht. Dank dieses Features müssen Sie also keine doppelte Buchführung betreiben, um beide Kalender auf dem Laufenden zu halten.
In diesem Abschnitt der Webex-Dokumentation finden Sie Infos zur Aktivierung und Nutzung dieser beiden Features:
S(kim)-Dokumentation Cisco Webex (nützliche Features)
Kontakt
E-Mail: support@th-owl.de
Telefon: +49 5261 702 2222