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Passwortsafe

Sowohl in Ihrem beruflichen als auch in Ihrem privaten Umfeld werden Sie mit einer Vielzahl von Passwörtern für verschiedene Programme oder Internetdienste arbeiten. Da für jeden Dienst ein anderes Passwort vergeben werden sollte, ist es dabei nicht einfach, den Überblick zu behalten. Von der Möglichkeit, die Passwörter im Internetbrowser zu speichern raten wir auch im privaten Bereich dringend ab.

Stattdessen raten wir zur Nutzung eines Passwortmanagers oder Passwortsafes. Beispielhaft stellen wir hier die kostenlose Lösung "KeePass" vor, die auf Rechnern der Hochschulverwaltung vorinstalliert ist.

Bitte beachten Sie, dass es eine Vielzahl von KeePass-Portierung für alle möglichen Betriebssysteme gibt. Beispielsweise heißt die Apple-Anwendung "KeePassXC", die aktuelle Windows-Anwendung heißt "KeePass2" und eine Android-Lösung heißt "KeePass2-Android". Der Einfachheit halber sprechen wir in dieser Anleitung von "KeePass".

Diese Anleitung in der Übersicht

Hier bekommen Sie die Software

Auf Windows-Rechnern der Verwaltung, des IWD und des S(kim) wird die Software als "KeePass2" automatisch ausgerollt. Als Nutzende können Sie also direkt loslegen.

Ersteinrichtung

Im folgenden zeigen wir Ihnen die ersten Schritte zur Einrichtung von "KeePass". Die beschriebenen Schritte orientieren sich an der deutschen Version für Windows-Rechner, da dies die Version ist, die vom S(kim) zentral ausgerollt wird.

Die Funktionalität der Software ist allerdings unter allen Betriebssystemen recht ähnlich, so dass Sie auch als macOS-Nutzende diese Anleitung zu Rate ziehen können.

    Dis Struktur von KeePass

    Nach der Ersteinrichtung gelangen Sie erstmalig zu der eigentlichen Oberfläche der KeePass-Anwendung. Diese präsentiert sich optisch aufgeteilt in vier Bereiche:

    • Horizontales Menü Oben (Bereich 1): Hier finden Sie zahlreiche Werkzeuge zum Erstellen neuer Einträge, Ändern der Ansicht oder Erstellen von sicheren Passwörtern. Mehr dazu im nächsten Abschnitt. Sollten Sie mit mehreren Datenbanken gleichzeitig arbeiten, beispielsweise mit einer persönlichen und einer funktionalen Datenbank, werden die Datenbanken unterhalb der Werkzeugleiste als Reiter angezeigt.
    • Vertikales Menü links (Bereich 2): Hier finden Sie eine Übersicht der aktuell ausgewählten Datenbank. Die Ordner-Strukturierung (General, Windows, Network, etc...) ist vorgegeben, kann aber einfach angepasst werden. Per Rechtsklick auf einen Eintrag öffnet sich ein Kontextmenü und Sie können einzelne Ordner umbenennen, löschen oder neue Unterordner erstellen.
    • Vertikales Menü rechts (Bereich 3):Hier tauchen die Einträge des Ordners auf, den Sie im linken vertikalen Menü ausgewählt haben. Wie Sie hier Einträge hinzufügen erfahren Sie im nächsten Abschnitt. Beim ersten Start des Programms finden Sie hier bereits zwei Einträge (Sample Entry). Diese Einträge sind nur beispielhaft und können per Rechtsklick gelöscht werden.
    • Horizontaler Infobereich unten (Bereich 4):Wenn Sie im vertikalen Menü rechts einen Eintrag ausgewählt haben, erhalten Sie hier weitere Infos zu diesem Eintrag.

    Hinzufügen von Zugangsdaten

    Damit Sie KeePass nutzen können, müssen Sie zunächst Zugangsdaten hinterlegen. Hier erklären wir Ihnen das allgemeine Vorgehen. Wie Sie Zugangsdaten für einen konkreten Fall anlegen, sehen Sie unter dem nächsten Reiter oder in unserem unten angefügten Screencast.

    • Navigieren Sie im linken vertikalen Menü auf den Bereich, in dem Sie einen Eintrag erstellen möchten, beispielsweise auf den Ordner "General".
    • Klicken Sie dann auf den Menüpunkt "Eintrag" im oberen horizontalen Menü und wählen Sie "Eintrag hinzufügen". Alternativ dazu können Sie in der horizontalen Symbolleiste direkt auf das Schlüsselsymbol klicken oder den Shortcut (Windows: Strg+I) benutzen.
    • Geben Sie dann folgende Daten ein:
      • Titel: Geben Sie hier den Titel des Dienstes ein, für den Sie die Zugangsdaten speichern wollen.
        • Für Fortgeschrittene: Wenn Sie später eine besonders komfortable Funktion des Ausfüllens benutzen wollen ist es hier wichtig, den Titel genauso einzugeben, wie er als Titel in dem Browsertab der entsprechenden Seite aufgeführt ist, nicht zu verwechseln mit der URL.
      • Benutzername: Geben Sie hier den Benutzernamen für den Dienst ein, an dem Sie sich anmelden wollen. Dieser muss nicht dem Benutzernamen Ihres Hochschulzugangs entsprechen. Bei vielen externen Diensten (beispielsweise Amazon) entspricht der Benutzername der E-Mail-Adresse.
      • Passwort und Passwort-Wdh.: Geben Sie hier das Passwort für den Dienst ein.
        • Tipp: Wenn Sie noch kein besonders sicheres Passwort für einen Dienst vergeben haben, können Sie sich an dieser Stelle eines generieren lassen. Klicken Sie dazu auf das kleine Schlüssel-Symbold mit dem Sternchen. Bitte vergessen Sie nicht, das hier eingetragene Passwort auch innerhalb des Dienstes zu ändern.
      • URL: Geben Sie hier die URL der Seite an, auf der die Anmeldemaske zu finden ist.
        • Tipp: Wenn Sie hier nicht Zugangsdaten zu einer Webseite, sondern zu einer Anwedung speichern möchten, die auf Ihrem Rechner installiert ist, klicken Sie auf das Feld "Extras" im unteren Bereich dieses Formularfeldes und wählen Sie dann "URL-Feld Anwendung auswählen". Danach müssen Sie zu der Startdatei der Anwendug navigieren.

    Klicken Sie abschließend auf OK und der Eintrag wird Ihrer Datenbank hinzugefügt.

    So benutzen Sie KeePass

    Nachdem Sie die ersten Daten hinterlegt haben, können Sie KeePass nutzen, um einfach und komfortabel Zugangsdaten für Anwendungen oder Internetportale einzugeben. Zudem können Sie diese Anwendungen auch ganz einfach aus der KeePass-Anwendung heraus aufrufen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

    • Gehen Sie in der Übersicht Ihrer Einträge auf den Bereich URL eines Eintrags und machen Sie einen Doppelklick mit der linken Maustatste. Wahlweise markieren Sie den Eintrag einfach und nehmen den Shortcut (Windows: Strg+U)

    Die URL oder Anwendung öffnet sich und Sie werden aufgefordert, die Anmeldedaten einzugeben.

    • Machen Sie in der Kee-Pass-Anwendung einen Rechtsklick auf den Eintrag und wählen Sie "Benutzername kopieren" oder nutzen Sie den Shortcut (Windows: Strg+B)
    • Markieren Sie in der Anmeldemaske das Feld, in dem Sie den Benutzernamen eintragen möchten und benutzen Sie den Befehl "Einfügen" bzw. den Shortcut (Windows: Str+V)
    • Um das Passwort einzugeben gehen Sie genauso vor. Lediglich zum Kopieren des Passwortes nutzen Sie bitte den Shortcut Strg+C

    Für Fortgeschrittene: Seine ganze Stärke spielt KeePass aus, wenn Sie beim Eintrag des Titels darauf geachtet haben, dass Sie exakt den Titel übernommen haben, der Ihnen beim Aufrufen einer Seite im Namensfeld des Tabs angezeigt wird. Dann können Sie in der Liste der hinterlegten Einträge eine Anwendung mit dem Shortcut (Windows: Strg+U) starten und mit dem Shortcut (Windows: Strg+Alt+A) sowohl Benutzernamen als auch Passwort in einem Rutsch eintragen lassen.

    Sie werden im Internet zahlreiche KeePass-Plug-Ins finden, die Ihnen den Transfer der Anmeldedaten erleichtern sollen. Seien Sie hier besonders vorsichtig. Einige dieser Anwendungen könnten einfach nur dem Zweck dienen, Ihre Zugangsdaten auszuspionieren. Auch das gewohnte Kopieren der Daten über die Zwischenablage ist nicht ratsam.

    Videos und weitere Hilfen

    Anhand des nebenstehenden kurzen Videos erklären wir Ihnen, wie Sie in KeePass einen Datensatz anlegen und diesen dann anschließend benutzen können. In diesem Beispiel hinterlegen wir die Zugangsdaten für den browserbasierten Zugriff auf ein Hochschul-E-Mail-Konto per Webmail.

    Einen weiteren ausführlichen  Film zur Nutzung von KeePass finden Sie hier (externer Link, öffnet in neuem Fenster):

    Eine Sammlung der Shortcuts, die Sie in KeePass verwenden können, finden Sie hier (externer Link, öffnet in neuem Fenster:

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