So geben Sie Dateien frei

Um in das Kontextmenü zur Dateifreigabe zu gelangen, machen Sie einfach einen Rechtsklick auf die Datei und wählen dann "Freigeben" aus. Das unten erklärte Menü öffnet sich dann.

Hinweis: Wir vom S(kim) plädieren für einen sparsamen Umgang mit Freigaben, da Nutzende die Kontrolle über freigegebene Dateien aus der Hand geben. Mehr dazu lesen Sie in unserer Dokumentation IT-Sicherheit.

Hier der Aufbau des Freigaben-Menüs:

1. Name: Der Name des Dokuments oder des Ordners
2. Aktion: Hier können Sie entscheiden ob Sie Mitglieder zum Teilen einladen oder eine bestehende Freigabe verwaltenmöchten.
3. Empfänger: Hier geben Sie die Person ein, für die Sie die Freigabe machen möchten. E-Mail-Adressen von Hochschulmitgliedern werden automatisch vorgeschlagen und vervollständigt. Sie können aber auch externe E-Mail-Adressen angeben. Natürlich können Sie auch mehrere Empfänger der Freigabe eingeben.
4. Nachricht: Hier können Sie dem Empfänger eine Nachricht zu der Freigabe mitgeben.
5. Rechte: Hier können Sie dem Empfänger Leserechte oder Schreib- und Leserechte zuordnen.
6. Ablauf: Hier können Sie angeben, wann die Freigabe enden soll. Sie können eine Zeitspanne in Tagen aussuchen, ein Datum eingeben oder aussuchen, dass die Freigabe niemals enden soll.
7. Benachrichtigungen: Hier können Sie aussuchen, wer die oben eingefügte Nachricht bekommen soll: Nur neu hinzugefügte Empfänger, alle Personen, die Zugriff auf die Freigabe haben oder niemand.
8. Speichern: Wenn Sie alles ausgefüllt haben, können Sie hier speichern und die Freigaben und Nachrichten werden versendet.

Gut zu wissen: Zudem haben Sie die Möglichkeit, Dateien oder Ordner über das Versenden eines "Freigabelinks" freizugeben. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf das freizugebende Objekt und wählen Sie "Freigabelink" aus. Es folgt eine Abfrage der Parameter Berechtigungen (Ansehen/Schreiben) und Ablaufdatum. Der daraus generierte Link kann einfach per E-Mail versendet werden - auch an externe Nutzer.