Neuer Dienst: Webkonferenzen/-vorlesungen an der TH OWL

Ab sofort können Mitarbeitende und Studierende der Technischen Hochschule Ostwestfalen-Lippe den so oft nachgefragten Dienst "Videokonferenzen und Kollaborations-Software" als hochschuleigenes durch S(kim) bereitgestelltes Angebot nutzen. Wie das genau funktioniert und weitere Hintergrundinformationen finden Sie in den folgenden Absätzen und im Dokumentationssystem des S(kim):

Ursache - Bedingt durch die hohe Nachfrage (Coronakrise) an Video-/Kollaborations-Software und damit einhergehenden Diskussionen und Bedenken bei Fremdangeboten im Kontext Datenschutz (Zoom, Skype, etc.) wurde in den letzten Wochen vom S(kim) in Abstimmung mit dem Präsidium, den Datenschutzbeauftragten und den Personalräten ein geeignetes Produkt ausgewählt und in den Produktivbetrieb überführt.

Integration in vorhandenen Dienste - Dieser neue Dienst besteht aktuell aus der Möglichkeit Webkonferenzen und -vorlesungen abzuhalten. Hierbei ist er bereits an das zentrale Identitymanagement (IDM) angebunden, sodass Anmeldungen barrierearm mit den bekannten Benutzerzugängen der Hochschule umgesetzt wurden. Eine weitere Anbindungen an MS Outlook (E-Mail, Kalender, Termine, Aufgaben und Notizen) integriert den neuen Dienst gut in bereits etablierte Prozesse wie Terminfindung und -abstimmung mit mehreren Beteiligten (Workflow). Ebenfalls wurde damit begonnen erste Ansätze für eine Anbindung an die zentrale Lernplattform eCampus (ILIAS) umzusetzen. Auf diese Weise können bspw. dortige Lehr-/Lerngruppen möglichst nahtlos in Konferenz-/Vorlesungsräume wechseln.

Stabilität und Performanz - Neben der guten Einbettung in die bereits betriebenen Dienste (IDM, MS Exchange, Lernplattform), lag ein großer Fokus in der Performanz also einem reibungsfreiem Ablauf von Konferenzen und Vorlesungen. Gerade hier gab es in den letzten Wochen bei Parallelangeboten (DFNConf, Adobe Connect) bedingt durch die plötzlich stark angestiegene Nachfrage große Probleme, die dazu führten das einige Dienste nicht zu benutzen waren. Bereits in den letzten Wochen wurden Team-Besprechungen im S(kim) (Bibliothek, Servicepoint, A-/I-Team, etc.) aber auch größere Treffen mit den IT-Administratoren der Fachbereiche erfolgreich durchgeführt.

Webkonferenzen & Webvorlesungen - Die eingesetzte Software ist "Cisco Webex", die aus vielen spezifischen Einzelprodukten besteht. Von diesen Einzelprodukten stellen wir im ersten Schritt ab sofort die beiden Produkte "Cisco Webex Meetings" mit einem Schwerpunkt auf das Thema Webkonferenzen und "Cisco Webex Training" mit einem Schwerpunkt auf Webvorlesungen zur Verfügung. Die genaue Abgrenzung, also für welches Szenario ist jetzt welches Produkt das richtige, ist hierbei sicherlich nicht immer trennscharf sondern von vielen Aspekten abhängig (Gruppengröße, Thema, Zeitraum, Kompetenzen der Teilnehmenden, Interaktion, etc.). Hierzu haben wir in der zum Thema erstellten Dokumentation Einschätzungen gemacht und darüber hinaus finden Sie im Text weiter unten Anlaufstellen für Fragen hierzu. 

Nutzer des neuen Dienstes - Der neue Dienst "Cisco Webex Meetings" (Webkonferenzen) steht ab sofort allen Mitarbeitenden und Studierenden der Hochschule zur Verfügung. Der Dienst "Cisco Webex Training" (Webvorlesungen) wird jedoch lediglich für Professorinnen und Professoren sowie für wissenschaftliche Mitarbeitende aktiviert.

Dokumentation - Auf unseren Webseiten finden Sie ab sofort das Thema Webkonferenzen/-vorlesungen. Diese neue Dokumentation zum Thema beinhaltet die folgenden Themen: Vorstellung der Produkte inkl. Verwendungsszenarien, Aktivierung & Datenschutz (IDM), Ersteinrichtung (Cisco-Portal), Schnellstart (Konferenz, Vorlesung), Zusatzsoftware (Clients, Plugins, Apps), Leitfäden/Tipps/Tricks.

Zusatzdokumentation - Neben dieser Basisdokumentation finden Sie dort ebenfalls Verweise/Links zu Fremddokumentationen der Firma Cisco. Zusätzlich erweitern wir bereits in den nächsten Tagen die Dokumentation durch Verweise in den Dokumentationsbereich der Lernplattform eCampus (ILIAS), in der aktuell anwendungspezifischere Dokumentationen entstehen.

Support & Unterstützung - Bitte haben Sie Verständnis, dass wir bei unserem ohnehin großen Aufkommen an Supportanfragen (Coronakrise) Ihre Anfragen zum neuen Dienst "Webkonferenzen/-vorlesungen" nicht immer bis ins Detail und nicht immer in einer gewohnt schnellen Zeit beantworten können. Nutzen Sie aber bitte auch für diesen Dienst unsere bekannten Support-Kanäle: support(at)th-owl.de und +49 5261 702 2222.

Spezifische Unterstützung (eLearning) - Auf unserer Lernplattform eCampus (ILIAS) finden Sie im Hauptmenü den Eintrag "eCampus-Schnellstart". Dieser Bereich unterstützt gegliedert in Lehrende und Studierende mit hilfreichen Informationen, Kurzvideos und Kontaktkanälen rund um das Thema digitale Lehre/digitales Lernen. Auch hier finden Sie Unterstützung zu Webkonferenzen und -vorlesungen. Das dortige Angebot zu unseren neuen Diensten wird in den nächsten Tagern weiter ausgebaut.

Jetzt sind Sie dran! - Abschließend wünschen wir Ihnen vom S(kim) viel Erfolg und Gelingen mit unserem neuen Angebot und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen und Umsetzungen.